1.  Ga voorafgaande aan het evenement al na hoe groot de kans is dat er last-minute wijzigingen doorgevoerd zouden kunnen/moeten worden. Dit kan bijvoorbeeld ten behoeve van klanten en sponsors zijn. Zorg ervoor dat je een extra persoon hebt die dit soort dingen kan opvangen. Een goede communicatie vooraf zorgt voor minder stress en minder hoofdpijn op de dag zelf.

2. Het is een strenge maatregel maar u kunt een boeteclausule laten opnemen in de contracten met de toeleveranciers.  In het geval van niet leveren dan kunt u uw geld terugkrijgen. Zorg ervoor dat iedereen hiervan op de hoogte is voordat er overeenkomsten worden getekend. Het bewustzijn van de mogelijke boete zorgt er in sommige gevallen voor dat een partij nog meer hun best zal doen om de bestelde spullen te leveren. Zo een boete clausule is echter wel een negatieve manier om iets voor elkaar te krijgen maar vaak wel effectief.

3. Communiceer deadlines voor alle betrokkenen, inclusief verkopers, sponsors, sprekers, enz. Herhaal deze vaak. Stuur aftellen van visuele herinneringen (beeldmemes) voor diegenen die geen herinneringsmails willen lezen.
 

4. Huur een team in waarmee je je zelfverzekerd voelt. Bedenk vooraf wie je op welke positie wil hebben en bekijk voor jezelf met wie jij prettig werkt. Een 'zwakke schakel' levert veel stress op. Test de samenwerking van het team op kleinere evenementen zodat je vol vertrouwen klaar bent voor het grote evenement.