Nou vooruit heel snel dan. De tegens? Durven gasten wel te komen? Is er vlak voor de zomervakantie wel weer genoeg versoepeling? Ik word toch geen brandhaard? Aan het eind van dit artikel zullen we deze don'ts van repliek voorzien. Voor nu, waarom je het wel moet plannen:

• 1. Een event kun een dag voor het evenement in een online vorm, maar niet een dag van te voren georganiseerd worden

We zijn er zo aan gewend geraakt: twee sporen. Eentje voor als je live en fysiek wel door kunt laten gaan en een 'slecht weer' concept, online, voor als de maatregelen nog te streng zijn. Terugkijken in de afgelopen maanden is het raadzaam om het fysieke concept in te richten op bezoekersaantallen van 30 en/of 100 max, want daar zit de verruiming over het algemeen. 

• 2. De onschatbare impact

Ook daar heeft de afgelopen maanden iets heel krachtigs blootgelegd: de events die fysiek wel door konden gaan, bijvoorbeeld in de periode dat je met 100 mensen samen mocht komen, hebben zo'n onelooflijke impact. Een congres als LIVE AGAIN is nog altijd talk of the town. Denk je eens in hoe dat zal zijn voor jouw business event.

• 3. De neuzen weer dezelfde kant op

Er is geen grotere kans dan de live fysieke kans om zo snel als je kan, met zo veel mogelijk impact van jouw team aan collega's, ook weer echt en hecht team te maken. Het is niet te onderschatten hoe snel je uit elkaar groeit ondanks allerlei teams of zooms sessies. En wat te denken van dat moment, dat jouw bedrijf als één der eersten de mensen weer bij elkaar brengt...

• 4. 5x5x5x5x5

Laten we het nog eens uitleggen: het vak van live communicatie en marketing middels evenementen is groot geworden door creativiteit. Het is de basis van ons vak. Als we in deze tijden die creativiteit inzetten om tot impact en effect te komen, dan kan het! Stel dat je nou de komende maanden echt nog maar met kleine groepjes samen kan komen, dan doen we dat toch? De teambuildings dag niet met 100 man, maar met 20 x 5. Ieder groepje van 5 leer elkaar zo supergoed kennen, doet wat activiteiten en de rode draad door de dag is de 'uitdaging' van het bedrijf waar ieder groepje tot een oplossing komt, en het volgende groepje gaat daar mee verder, en daarna het groepje daar na en aan het eind van de dag worden al die ideeen en visies samengebracht in een online afsluiter...als het niet anders kan, kunnen wij het nog wel....

• 5. Er is perspectief

Ok, dat perspectief is nog niet zo concreet als we zouden willen hebben, maar al meerdere malen heeft Den Haag voorgesorteerd op verruiming en ook echt op evenementen. Richting de zomer. Met sneltesten, toegangstesten, vaccinatie, is het risico niet heel groot om kleinschalige evenementen nu in te gaan plannen. 

Oh ja, de tegens:

• Durven gasten wel te komen?

Misschien is de eerste reactie er eentje voor voorzichtigheid, maar samen met de professionals uit de eventbranche kun je in het voortraject exact aangeven hoe de veiligheid wordt gewaarborgd. Tegen die tijd beschik je ook nog eens over de uitkomsten van alle Fieldlab onderzoeken en dus zal de wil en de zin om te ontmoeten, samen met het inzichtelijk maken van de voorzorgsmaatregelen, het moeten winnen van wel of geen durf.

• Is er vlak voor de zomervakantie wel weer genoeg versoepeling?

Wij zouden zeggen: zie punt 1 en punt 5 hierboven. Ja, wij denken dat er verruiming zal zijn, zo vlak voor de zomervakantie en zo niet, dan zijn er alternatieven denkbaar. 

• Ik word toch geen brandhaard?

Met passende voorzorgsmaatregelen zie je nu al dat de Fieldlabs het tegenovergestelde van een brandhaard bleken. Daar werden de events ook niet voor georganiseerd, maar met test vooraf en achteraf, heb je nu in ieder geval het bewijs dat er geen brandhaarden ontstaan.