EvenementOrganiseren.nl

Waarom iedere vergaderlocatie een online reserveringssysteem moet én kan hebben

De tijden zijn veranderd. En hoe. We zaten al met z’n allen in de digitale revolutie, maar de twee jaar met COVID-maatregelen zorgden voor een nog snellere verschuiving naar online.

Ook in de wereld van events, meetings en vergaderingen heeft de digitalisering vol doorgezet: wil je als meeting planner een vergaderzaal of meeting ruimte boeken op een externe locatie? Dan wil je snel en effectief online kunnen reserveren. Dat kan ook, maar voor veel meeting locaties is het bouwen en implementeren van een eigen online reserveringssysteem inclusief offerte software te kostbaar en te ingewikkeld. Toch doe je dan eigenlijk jezelf als locatie èn je meeting planner of opdrachtgever tekort. Daar moet een oplossing voor zijn…die is er nu ook.

Waarom heeft niet iedere vergaderlocatie een online reserveringssysteem?

Eigenlijk is het heel simpel: de meeting planner verwacht een online reserveringssysteem voor hun vergaderruimte, maar moet vaak nog een contactformulier invullen, een mail sturen, of telefonisch contact opnemen. Vergaderaccommodaties willen die online service wel bieden, maar hebben veelal niet de kennis, tijd en budgetten om zelf een offerte tool en een reserveringssysteem te vinden en deze waar nodig te laten ontwikkelen.

Ga er maar aan staan: software ontwikkeling, integratie in jouw eigen website, gebruiksvriendelijkheid waarborgen en dan moet het ook nog eens effectief, slim, snel en eenvoudig in gebruik zijn voor de meeting- en vergaderplanner. Als er al een online mogelijkheid is om te reserveren is deze vaak niet afgestemd op de specifieke behoeften en vraag van de zakelijke markt.

Welke oplossing is er voor een eigen online reserveringssysteem voor jouw vergaderruimte?

Omdat een dergelijk online reserveringssysteem vaak veel te groot en omslachtig is heeft Venuesuite voor meeting locaties nu een zogeheten booking widget geïntroduceerd. De widget is gebouwd op basis van de input van de locaties waar Venuesuite de afgelopen periode heeft geholpen in de digitale transformatie van het offline verwerken van aanvragen naar online.

Niels Vonk CCO van Venuesuite legt uit: "Veel meeting locaties in Nederland ontvangen hun aanvragen nog steeds per e-mail, telefoon, of een aanvraagformulier. Zij zijn daarnaast ook nog veroordeeld tot het gebruik van Excel, Word, een externe kalender of zelfs post-its met reminders."

"Daarbij moeten we ons realiseren dat de meeting planner zich niet alleen online oriënteert in de zoektocht naar een geschikte vergaderzaal, maar de aanvraag ook – als ze dan toch al op de website van een locatie zijn beland -  gelijk online wil plaatsen. De widget vult die behoefte in en is gemaakt op de specifieke behoeften en dynamiek vanuit de zakelijke markt voor vergaderen. Tevens draagt de widget bij om een betere online conversie via je eigen website, toch je belangrijkste directe kanaal, te realiseren”.

Hoe werkt de booking widget en hoe zet ik deze op mijn eigen vergaderlocatie website?

De widget is een applicatie die simpel op jouw locatie-website gezet kan worden door het plaatsen van een paar regels software code. De widget verschijnt geheel in je eigen huisstijl op je website en nodigt jouw bezoekers op subtiele wijze uit om direct een aanvraag te plaatsen. Zoals je tegenwoordig ook online in een paar stappen een tafeltje kan reserveren bij een restaurant. Op basis van het aantal opgegeven personen, de datum en cateringwensen laat de booking widget de best passende ruimte en prijzen zien in een digitale offerte.

Zo zorgt het “online reserveringssysteem” er voor dat de boeker alle benodigde informatie meteen te zien krijgt en in slechts 3 stappen zijn/haar eigen offerte opstelt. Hiermee neemt de widget een hoop werk uit handen, zonder tussenkomst van de locatiemanager of reserveringsmedewerker.

Mooie bijkomstigheid: die tijd die jij als locatiemanager met tijdrovende herhalende taken zoals offertes uitwerken bespaart, kan gebruikt worden om meer met jouw opdrachtgever, jouw klant, mee te denken.

Nieuwsgierig geworden naar de widget? Vraag dan nu vrijblijvend een demonstratie aan:

Tip: lees ook deze artikelen

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x