EvenementOrganiseren.nl

Viijf uitdagingen bij het organiseren van jouw evenement

We moeten er niet voor weg lopen: het is nog altijd 'het momento' om mensen bij elkaar te brengen. Evenementen, live ontmoeten, het is de smeerolie voor interne collega's en externe relaties of prospects, maar je staat wel voor wat uitdagingen. We hebben de viijf uitdagingen bij het organiseren van jouw evenement op een rij gezet en komen hopelijk met wat houvast voor oplossingen.

Volle agenda's. Nog altijd evenementen die in twee jaar uitgesteld werden, die nu ingehaald worden. Maar juist ook weer nieuwe momenten om samen te komen. Ook jouw bedrijf zal in de afgelopen periode weer één of meerdere evenementen voor je interne of externe doelgroep georganiseerd hebben. 

Wie de afgelopen tijd een evenement georganiseerd heeft, liep vast en zeker tegen wat uitdagingen aan. Die uitdagingen zijn reeel, maar moeten we samen kunnen het hoofd bieden. EvenementOrganiseren.nl zette vijf grote uitdagingen op een rij en biedt hopelijk wat hulp met eventuele oplossingen voor jouw evenement.

1. Personeelstekort
Eind vorig jaar legde EventBranche.nl al bloot dat bij 96 procent van alle eventbedrijven sprake was van een personeelstekort of van negatieve effecten door gebrek aan handen en/of kennis. En ook al draait de eventbranche inmiddels weer op volle toeren, er is een groot gebrek aan handen én experitse én materiaal. Veel eventprofs vonden elders werk of moesten gedwongen zaken sluiten of banen opzeggen. De enorme stortvloed aan vacatures heeft dat nog lange na niet opgelost/ingelost. En daar moet jij als organisator van een event maar mee dealen.

Oplossing?

- Zet collega's in om bijvoorbeeld aanvullend te zijn op de professionele hostessen of registratiemedewerkers, of bekenden gezichten die de catering uitserveren?

- Kun je via hogescholen voor jouw evenement studenten krijgen die praktijkuren moeten draaien?

2. Gestegen prijzen
Alles wordt duurder, maar niets zo confronterend als de energierekening. Houd er rekening mee dat locaties echt voor grotere kosten staan.  Maar er is natuurlijk nog veel meer aan de hand. De gestegen benzineprijzen, de lastige toevoer van buiten Nederland, laat staan buiten Europa treft een diversiteit aan toeleveranciers van jouw event.

Oplossing?
Wie de oplossing heeft, moet zich haast wel op het speelveld van de wereldpolitiek begeven, dus die is er niet, tenminste niet concreet. Wat wel een oplossing is: transparantie en een open gesprek tussen opdrachtgever en eventbedrijven. De lasten zullen vanuit begrip samen gedragen moeten worden.

3. Logistieke uitdagingen
Het wordt allemaal een grote uitdaging. Zeker zodra er ergens in de lijn een product of service uit een verweg gebied moet komen. Maar ook gestegen papierprijzen, de brandstofprijzen, etc etc. Het is allemaal even een uitdaging waarbij de oplossing om de hoek ligt.

Oplossing?
Korte lijnen. Het was al het juiste pad, maar vaak was de afweging de prijs. Ja het is allemaal wat duurder, maar door de gestegen prijzen in logistiek, energie en brandstof is de korte lijn opeens in prijs vergelijkbaar, dus dit is het momento.

4. De vrees voor een corona najaar
Laat de vrees voor een corona najaar niet het belangrijkste communicatie en marketingmiddel blootleggen. We hebben late zien dat het op 1,5 meter kan, dat het binnen veel maatregelen mogelijk blijft om te ontmoeten én dat we met online en digitale events prima alternatieven kunnen bieden. Dus waar we bij outdoor events altijd al met een slecht weer scenario werkten, moeten we nu maar een online variant bieden. 

Oplossing?
Er is geen oplossing voor vrees of onzekerheid, behalve dan het bieden van een vangnet: als het niet kan, dan doen we het zo. Dus we gaan er voor, met alle uitdagingen, met wat onzekerheid, maar we kunnen niet zonder live en events, maar met alternatieven en slimme oplossingen.

5. Bezoekerstekort...

Moet we ons ongekende zorgen maken? Nee, zeker niet, maar het is een feit: het is echt lastiger om mensen naar een zakelijk event te krijgen. Er lijkt een knop om te zijn gegaan als het om het bezoeken van zakelijke evenementen gaat. We zijn veel kieskeuriger en delen onze agenda anders in. De kieskeuriger gast is een uitdaging, maar zal wederom voor een keiharde en hernieuwde kwaliteitssprong zorgen, want het moet top zijn en van toegevoegde waarde, anders komt jouw doelgroep niet.

Oplossing?
Die kwaliteitssprong van jouw evenement kun je terugbrengen naar 5 voorwaarden waar ieder business event aan moet voldoen:

1. Louter fun is niet meer afdoende, zoek de combinatie 

2. Louter inhoud is niet meer afdoende, zoek de combinatie

3. Wie niet denkt in trajecten, strategische inzet en doelstelling-gericht-organiseren, mist de boot

4. Wie de meerwaarde van bovenstaande event-traject voor de gast niet kraakhelder kan uitleggen en kan laten voelen, voor tijdens en na het evenement, die mist ook nog eens de volgende boot

5. Denk hybride, wees always on, bouw dus met mini (online) events op naar het grote hoogtepunt, zorg voor meerwaarde recht in je gezicht, neem mee in het voortraject en leg nog meer uit in het natraject én creeer zo communities rondom jouw event, dat zijn de evenementen die jouw gast dikgedrukt in de agenda zet.

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x