EvenementOrganiseren.nl

Uitnodiging voor uw evenement verstuurd, en dan?

Het uitnodigingstraject voor een evenement is niet zo eenvoudig als het lijkt. Allereerst moet het evenement voor uw doelgroep 'onmisbaar' zijn. Dan moet u ook nog eens de juiste contactpersonen weten te bereiken en dan moet uw uitnodiging ook nog eens opvallen.

Stel dat die stappen allemaal gelukt zijn, wat doet u dan na het versturen van uw uitnodiging? Hierbij tips  om uw potentiële gast te overtuigen:

  • Gebruik de telefoon. In een telefoongesprek kun je op een heel persoonlijke manier overtuigen.
     
  • De stagiair(e) al uw relaties/contacten laten nabellen...dan nog liever de directeur!
     
  • Bekende afzender. Je zult meer aandacht schenken aan een mailtje of een kaart van iemand die je persoonlijk kent. Dus accountmanagers met een relatie met een potentiele gast is de ideale contactpersoon.
     
  • Als genodigde voel je je niet persoonlijk benaderd met bijvoorbeeld een e-mail uitnodiging die wordt verzonden vanaf een info@ of een noreplyto adres.
     
  • Alleen de sterkste argumenten. Gebruik alleen de allersterkste argumenten. De minder sterke argumenten ontkrachten je boodschap.Houd de opvolging net als de uitnodiging kort en krachtig: waarom is dit voor uw relatie een evenement dat niet gemist mag worden, wat haalt hij/zij eruit en wie zijn er nog meer.
     
  • Stem je argumenten af op je doelgroepen. Gebruik per subdoelgroep verschillende uitnodigingen om hetzelfde evenement onder de aandacht te brengen. De verschillende uitnodigingen zijn afgestemd op de belangstelling van verschillende doelgroepen. Houd daarbij ook rekening met de cyclus van opvolgingen: voeg niet een nieuw contact in bij de derde herinnering, kies per prospect voor een eigen traject.

     
  • TIP: gebruik 0 en 1 mailingen en analyseer welke het beste resultaat heeft om daar uw tone of voice op aan te passen.
     
  • Gebruik een prikkelende titel. Een symposium over onderhandeltechniek is saai, maar je bent direct benieuwd wat je kunt leren bij het seminar "De dirty tricks van het onderhandelen".
     
  • Ambassadeurs. Vraag deelnemers om een korte aanbeveling te schrijven. Die kun je inzetten om een volgend evenement te promoten. Dit is overtuigen in het tijdperk van booking.com en zoover.
     
  • Video. Genodigden willen zich een beeld vormen van je evenement. Maak een korte videoreportage van je evenement, daarmee kun je bezoekers werven voor de volgende editie.