Trek het zakelijke festival de winter in

Met deze ene laatste zonnige dag in november denken we nog even terug naar de zonovergoten maanden die achter ons liggen. De maanden waar in elke stad en dorp wekelijks festivals herrezen. Food-, muziek-, boeken-,diy- sport-, bedenk het maar-festivals. Wij houden in Nederland van festivals maar hoe breng je diezelfde sfeer naar uw festival? Het kan! Ook in de herfst en winter.

Foto: Clickshots

Wij zetten een aantal tips voor u op een rij waarmee u ook in de winter bezoekers van uw event een festival geeft.

1. Ga voor een afwisselende programmering

Geef de bezoekers op bepaalde momenten de keuze om hun eigen programma in te vullen. Gaan ze voor de workshop, de keynote, even helemaal niks, netwerken of het stukje entertainment, laat ze kiezen. Natuurlijk kun je een plenair programma op de agenda zetten maar laat de bezoekers daarna ook weer vrij in hun keuze met zaalwisselingen, interactie en acts.

Organiseer het niet te strak en laat ruimte voor de bezoekers om te verkennen, even op te frissen of iets te eten

2. Een standaardsetting is een no-go

Ook al heb je buiten de plenaire zaal een perfecte festivalsetting gecreërd, de bezoekers zullen dit gevoel verliezen als ze kaarsrecht op een standaardstoel in theateropselling moeten zitten, kijkend naar een podium met standaard scherm. Ga voor zitzakken, krukjes en meerdere losse zitplekken, verdeel de ruimte met sta- en zitplekken. Laat het podium weg en maak met decoratie een middelpunt.

maak je gebruik van keuzesessies? Maak de inschrijving urgent door aan te geven dat vol, vol is. Loopt het storm voor één sessie plan dezelfde sessie later nog een keer in. Twijfelende bezoekers? Een gek idee maar een ‘rad van avontuur’ kan voor interactie zorgen tussen de bezoekers. Ze kunnen zich laten verrassen door een sessie die in eerste instantie niet hun voorkeur had.

3. Decoratie? Denk groot!

Festivals.. Wat ziet u voor zich? Het is vaak de aankleding die het festival maakt. De vormgeving van het hoofdpodium en de entree zijn vaak spectaculair. Ook u kunt hiervoor gaan. Kies een kleur, thema, gevoel en voer dit door in samenwerking met uw eventdecorateur. Vul de setting aan met foodtrucks, picknicktafels op groen kleed, barista's, ballonnen, sessies in tipi-tenten en een DJ bij de borrel, gegarandeerd een festival setting.

Betrek alsnog buiten bij binnen. Zet een paar vuurkorven neer, zet ook buiten een muziekje aan en zorg voor een warm drankje en een dekentje voor de mensen die een luchtje scheppen.
De trend dit jaar: de prikkabels. Terug van weggeweest, de snoeren met echte lampen die kriskras door de ruimte heengespannen kunnen worden. Goed voorbeeld, de Gouden Giraffe Awards 2016:

Foto: Evenementenfotograaf Clickshots

4. Muziek!

Logisch zult u denken maar voor welk type muziek gaat u? De tip: live muziek. Een acoustisch duo als omlijsting van het plenaire programma als inloop- en uitloopmuziek zorgt voor de juiste vibe. Vraag voor inspiratie eens informatie op bij de muziek- en entertainment experts. Afsluiting met een dj kan natuurlijk maar misschien kunt u overwegen ook hierin keuze aan te bieden. Een kleine sub area met een live bandje en een sub area met een dj.

Veel gezien bij de festivals deze zomer: de caravans. Een caravan met photobooth, de karaoke-caravan, caravans voor alles eigenlijk. Het evenementenbureau waar u mee samenwerkt kan u hierover adviseren.

5. De festival fun-factor

Vakinhoudelijk sessies moeten bij een festival afgewisseld worden met fun-elementen. Op een festival kom je niet omdat het moet maar omdat je het wil. Ga voor de glimlach op het gezicht van uw 'festival-bezoeker'. Sprekers uit een totaal andere branche kunnen inspireren vanuit een verrassende invalshoek.