EvenementOrganiseren.nl

47 gouden tips om uw evenement te verbeteren

Voor vervoer, beveiliging, de registratie, de wifi-voorzieningen, maar ook voor foto's moet u bij de kwalitatieve toeleveranciers in de eventbranche zijn. Bij de organisatie van uw evenement komt u altijd in aanraking met diverse toeleveranciers. In dit artikel geven zij hun gouden tips prijs ten behoeve van uw volgende evenement.

1.
Doe zaken met professionals, de huidige tijd vraagt hier meer dan ooit om. Zoals de professionele bureaus, tentenbouw, security, ticketing/eventsoftware. En vraag vervolgens of deze partijen ook goed verzekerd zijn en schakel bij twijfel je verzekeringsadviseur in. Je wilt namelijk niet dat jij aansprakelijk kunt worden gesteld als er dingen misgaan bij deze partners.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Klap Evenementenverzekeringen



2.
Bespreek vooraf de risico’s met deze partijen en weet onder welke voorwaarden gewerkt wordt en bespreek vervolgens wie voor welk risico zich dient te verzekeren. Denk aan de navolgende risico’s: Annulering van het evenement, Extreem Weer, Non Appearance, Aansprakelijkheid, Cyber en Materiaal.
(tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Klap Evenementenverzekeringen

3.
Besteed extra aandacht aan het Cyberrisico. Werk samen met partijen zoals Momice die het qua preventie goed op orde hebben en voor het cyberrisico goed verzekerd zijn. Zorg voor een beveiligde verbinding bij het versturen van klantgegevens. Dus ook geen excellijst van deelnemers zonder wachtwoord en vraag niet meer informatie dan nodig want ook bij uw bedrijf kan een datalek ontstaan.
(tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Klap Evenementenverzekeringen

Ideaal: bereken in no time online uw evenementenverzekering-premie
De organisatie van evenementen vergt heel wat van uw creativiteit. Er zijn helaas omstandigheden die zich niet laten regelen. Een vergunning die plotseling wordt ingetrokken, een artiest wordt ziek op de dag van het optreden, een bezoeker stelt u aansprakelijk voor geleden schade of door plotseling noodweer moet het hele evenement worden afgelast. Er kan altijd wel iets mis gaan. Met de evenementenverzekering van Klap verzekert u zich uitstekend tegen deze risicos. Regelt u de organisatie, laat ons de zekerheid bieden dat het evenement ook financieel een feest blijft. Ook een doorlopende evenementenverzekering regelen wij voor u. Uw premie?





4.
Zorg dat je voordat je de deelnemersregistratie start weet wat je onderaan de streep van de deelnemers wilt weten.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Aanmelder  ) 

5.
Maak een eventkalender. Maak in je marketing gebruik van deelnemers van het ene evenement voor toekomstige evenementen.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Aanmelder  )

6.
Werk met betrouwbare leveranciers als het gaat om dataveiligheid, dan heb jij je aansprakelijkheid goed geregeld.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Aanmelder  )



7.
Het is een oud en bekend verhaal, maar ga geen appels met peren vergelijken. Dat gebeurt nog opvallend veel in de stretchtentmarkt. Daarnaast: een zware kwaliteit tent (bijv. 740 grams) kost je uiteindelijk operationeel veel meer dan een lichte (bijv. 360 grams) omdat je meer mensen nodig hebt om hem op te zetten. Let op of tentboeken meegeleverd kunnen worden (een eis van steeds meer overheden/instanties).
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Eurostretchtents )



8.
Bedenk waar de WiFi voor nodig is bij uw evenement. Bijvoorbeeld registratie, social media team, organisatie zelf, sprekers, laptop voor stem app, live-stream, wifi voor de gasten etc. Vraag offertes aan op basis van deze inventarisatie.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Event Engineers ) 

9.
Controleer de kwaliteit van de aanwezige WiFi op locatie. Vraag bijvoorbeeld om referenties van vergelijkbare evenementen of laat een Wifi Check uitvoeren (www.wifi-check.nl )
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Event Engineers ) 

10.
Vraag om een rapportage van het gebruik van de WiFi na afloop van uw evenement Zo krijgt u inzicht in het nut van deze voorziening resp. kunnen kosten worden verantwoord.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Event Engineers ) 



11.
Formuleer zo goed mogelijk wat uw wensen zijn, hoe duidelijk u bent hoe sneller wij aan de slag kunnen.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Fotoprom  ) 

12.
Vraag altijd of er nog andere mogelijkheden zijn. Mocht u niet eens zijn met aanbod, budget etc, vraag of er een alternatief is. Wij denken altijd graag met u mee.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Fotoprom  ) 

13.
Laat ook van u weten wanneer u niet akkoord gaat met de offerte
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Fotoprom  ) 



14.
Vertrouw als het om internet voor uw evenement gaat niet op de mobiele providers. 4G is geen betrouwbaar medium om kritieke onderdelen van uw evenement aan toe te vertrouwen, zoals PIN apparatuur, kassa’s of uw toegangs/accreditatie systeem. Gebruik altijd een ‘vaste’ internetverbinding.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers GIGTECH ) 

15.
Als u WiFi nodig heeft of wilt aanbieden aan uw medewerkers of bezoekers, ga er dan niet van uit dat de aanwezige WiFi systemen voldoende zijn om de verwachte hoeveelheid gebruikers aan te kunnen. Probeer in te schatten hoeveel mensen er komen en of ze bijvoorbeeld hun laptop zullen gebruiken, of misschien uit het buitenland komen. Vraag een WiFi leverancier voor een second opinion, het is makkelijk uit te breiden!
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers GIGTECH ) 

16.
Heeft u veel leveranciers die systemen leveren afhankelijk van internet (kassa, toegang/ticketing, camerabeveiliging etc), zorg dan voor 1 partij die deze verbindingen levert en het gebruik coördineert en goed beveiligd. Streep alle netwerkkosten uit de offertes van de toeleveranciers, ga niet akkoord met ‘ik sta niet in voor de werking van mijn product’, men is namelijk altijd afhankelijk van een derde partij die internet levert.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers GIGTECH ) 
 


 
17.
Hosted buyer seller booking systemen waarbij tijdsloten worden geblokt wanneer er een open aanvraag is. Zo blok je voor twee personen een tijdslot totdat de ander heeft gereageerd, Jij als organizer wil graag de exposant een meeting garanderen, dat kan alleen door meer aanvragen voor een bepaald tijdslot mogelijk te maken.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Networktables ) 

18.
Bij diners mensen plaatsen aan tafels. Laat ze van te voren hun eigen plek kiezen, zodat ze weten dat ze naast relevante of gewoon gezellige mensen zitten. i.p.v. een verplichte avond naast iemand moeten hebben waar ze niet op zitten te wachten. Het event wordt dan als negatief ervaren, en dat is het laatste wat jij als eventmanager wil.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Networktables ) 

19.
Een eventapp gebruiken omdat je denkt dat dat hoort en vergeten waarom je deze nu precies nodig hebt. Gemiddeld gezien downloaden 40% van je deelnemers de app. Wat wil je nu echt hier mee bereiken, en is het nodig om een app te laten bouwen voor iets wat je gemakkelijk op een andere manier kan communiceren.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Networktables ) 



20.
Nieuwsgierigheid geldt, opmerkelijk genoeg, nog altijd als prima selectietool. Vraag naar het beveiligingsdoel van een maatregel. Je hoort dan vanzelf wie verstand van zaken heeft.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Crowd Support ) 

21.
Het op een rij zetten van beveiligingsdoelen stelt je ook in staat om maatregelen daar op aan te laten sluiten. Daardoor weet je zeker dat iedere beveiligingsmaatregel een doel dient en maak je geen onnodige kosten.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Crowd Support ) 

22.
Waak voor de risico-regelreflex bij jezelf of anderen. De neiging om voortdurend risico’s te verminderen, al dan niet naar aanleiding van een eerder incident, kan leiden tot disproportionele maatregelen.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Crowd Support ) 

23.
Ga een partnership aan met een leverancier op hun vakgebied. Dit geeft ruimte aan de opdrachtgever om overzicht te houden en inhoudelijk dieper op de materie in te kunnen gaan met de partner. Dit om tot een optimaal resultaat te komen.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Crowd Support ) 


24.
Denk op tijd aan een compleet vervoersplan, inclusief eventuele verkeersmaatregelen en -begeleiding!
Het tijdig opstellen van een helder vervoersplan zorgt ervoor dat knelpunten op tijd in de kiem worden gesmoord. Daarnaast kan met de juiste mensen op de juiste plaatsen de uitvoering van een vervoersproject tot in de puntjes volgens draaiboek worden uitgevoerd.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers VervoersProjecten Nederland VPN

25.
Samen reizen, samen activiteiten starten…  Creëer het “samen-gevoel”.
Wanneer er een evenement georganiseerd wordt, is vervoer vaak niet het eerste aandachtspunt, terwijl dit toch het eerste én laatste moment van de beleving van alle gasten is! Te laat arriveren, te vroeg weg moeten of ellenlange wachttijden in een te warme bus, het levert een nare bijsmaak op.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers VervoersProjecten Nederland VPN

26.
Informeer eens, kijk rond en bepaal dan wat de verschillende keuzen en de beste vervoersopties zijn voor uw evenement! 
De gedachte dat (vrijwel) alle gasten het prettig vinden om met eigen vervoer te reizen klopt vaak niet. Uw medewerkers, gasten en andere genodigden geven vaak aan het erg prettig te vinden om zich geen zorgen te hoeven maken over vervoer. En voor alles en iedereen is vervoer op maat mogelijk; van massaal vervoer per touringcar tot een exclusieve pick-up op Schiphol en vervoer per luxe wagen.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers VervoersProjecten Nederland VPN

27.
Investeer in kwaliteit. Het loont, altijd!
Ga voor kwaliteit! Gekwalificeerde verkeersregelaars, ervaren vervoersspecialisten, mensen met kennis van en passie voor verkeervoer, samen zorgen zij voor een perfect antwoord op uw vervoersvraag. U kunt uw uitdagingen rondom vervoer oplossen door één van uw medewerkers in een geel hesje te steken, echter alleen met de juiste, enthousiaste mensen op de juiste plek waarborgt u ook écht een vlekkeloos vervoer, van vertrek tot aankomst en weer terug.
( tip besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers VervoersProjecten Nederland VPN



28.
Creëer een unieke beleving. Zie onze demo galerij

29.
Maak content social proof / deelbaar

30.
?Maak het persoonlijk
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Sharingbox



31.
Zorg voor meer betrokkenheid

Zet apps in om betrokkenheid te vergroten. Denk hierbij onder andere aan netwerktools, live polling en de mogelijkheid voor deelnemers om foto’s of verhalen te publiceren binnen de app waar anderen op kunnen reageren.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Twoppy 

32. 
Maak een bewuste keuze tussen web, native of hybride apps

Webapps hebben als voordeel dat ze niet gedownload hoeven te worden en op iedere mobiel of tablet gebruikt kunnen worden. Bovendien zijn ze vaak voordeliger dan Native apps. Native apps zijn apps die gedownload moeten worden uit de Appstores. Een groot voordeel van native apps is dat er gebruik gemaakt kan worden van push-notificaties.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Twoppy 

33. 
Houd samen controle over content

Zorg voor een systeem waarbij je een gebruiksvriendelijk beheersysteem hebt. De voorkeur heeft een systeem waarbij je meerdere beheerders kan toevoegen. Zo is er altijd iemand beschikbaar om eventuele wijzigingen snel door te kunnen voeren en deelnemers correct geïnformeerd blijven.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Twoppy 




34. 
Betrek je publiek bij het bepalen van de inhoud van je evenement. De verwachting is hoger en er is meer commitment.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers De Registratiebalie  ) 

35.
De Planning rond bezoekersregistratie blijk ook in de workshop vele discussies op te roepen. Betrek de registratiepartner al in een vroeg stadium bij het evenement. De website en het registratietraject moeten de geïnteresseerde verleiden zich te registeren. Ook kunnen in het registratieproces meetpunten worden ingebouwd die achteraf gebruikt kunnen worden voor de ROI berekening.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers De Registratiebalie  ) 

36.
Zorg voor een goed (volledig) genodigdebestand. Rommel IN is Rommel UIT. Let op de GDPR wetgeving. Zorg dat u gegevens goed, vertrouwd en volledig vastlegt. Geen opt-out!
Leg de opt-in vast zodat je dit kunt aantonen. De opt-in mag geen onderdeel zijn van de algemene voorwaarden. Bij elk inschrijfformulier moet naar het privacystatement op de website worden verwezen.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers De Registratiebalie  ) 

37.
Elk evenement is anders en het registratietraject dus ook. Een gemiddelde stelregel is dat je ongeveer 3 maanden voor het evenement begint met je communicatie (save-the-date). Denk daarbij ook aan de communicatie naar de bezoekers die al hebben geregistreerd (zie tip1). Communiceer bij registratie wanneer men het toegangsbewijs/e-ticket krijgt opgestuurd en stuur dat niet gelijk. 1] men raakt het toegangsbewijs “kwijt” in de mailbox, 2] het is weer een mooi contactmoment net voor het evenement.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers De Registratiebalie  ) 

38.
Het gestroomlijnd uitnodigen – registeren en ontvangen van bezoekers is de eerste indruk die de bezoeker heeft. Doe er je voordeel mee!
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers De Registratiebalie  ) 

39.
Neemt u alstublieft geen app omdat de concurrent het ook heeft, neem een app omdat u heeft onderzocht dat het een toegevoegde waarde heeft voor u en al uw bezoekers, sponsoren en exposanten.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers EventInsight ) 

40.
Maak de doelstellingen van uw evenement meetbaar zodat u achteraf precies kunt evalueren wat het resultaat is dat u geboekt heeft. 
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers EventInsight ) 

41.
Zorg voor feedbacksessies en luister naar de ervaringen van de verschillende type aanwezigen bij uw evenement. Een bezoeker kan exacte hetzelfde heel anders ervaren dan een exposant.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers EventInsight ) 



42
Mensen lezen graag een inhoudelijk artikel met daarin een uitleg over het hoe en het waarom! Ook zien zij graag foto's.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers PV- Magazine 

43.
Communiceer authentiek en niet te schreeuwerig.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers PV- Magazine 

44.
Zet de advertentie in op meerdere platformen zodat ze herkenbaar zijn voor uw doelgroep.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers PV- Magazine 

45.
Goede koffie staat niet klaar, maar wordt ter plaatse vers bereid.
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Maximum - Evenementen  )

46.
Koffie is een bindende factoor. Uw gasten worden verwend en verrast over het maken van een goede kop koffie, espresso of een andere koffie specialiteit die vanuit echte Piaggio’s worden geserveerd. Men komt als vreemden koffie drinken en gaan als bekenden verder
( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Maximum - Evenementen  )

47.
De geur van verse koffie is voor velen niet te weerstaan. Heeft u een beurs of congres?
Toekomstige klanten een goede kop koffie aanbieden kan tot mooie deals leiden en:

  • Meer aanloop naar de stand
  • Bezoekers blijven gemiddeld 8 minuten langer staan
  • Er wordt over nagepraat

( tips besproken door kennispartner in de rubriek toeleveranciers Maximum - Evenementen  )