Toeleveranciers raden u dit ten zeerste af... Voor uw volgende evenement mag u dit vergeten, kunt u het volgende achterwege laten en is dit in de toekomst verleden tijd; in dit artikel leest u wat toeleveranciers u als organisator afraden. Kies niet datgene dat u altijd hebt gedaan, maar inventariseer en onderzoek of het een toegevoegde waarde heeft. Als u niet precies weet hoe iets werkt, gok het niet... Vraag uw digitale partner en zorg ervoor dat uw oplossingen vanaf het eerste moment goed werken. Verwacht nooit dat het loopt zoals je denkt. Zorg voor flexibiliteit in uw evenement en bij uw mensen. Er gebeurt altijd wel iets onverwachts. ( EventInsight ) Wat je nog vaak ziet is dat verschillende onderdelen die te maken hebben met vervoer door een opdrachtgever zelf ‘bij elkaar geraapt worden’. Er lopen nog wel wat vrijwilligers die het verkeer kunnen regelen en er staat nog wel een hekje om een afzetting mee te maken. Partij ‘X’ mag het busvervoer organiseren, partij ‘Y’ regelt een verkeersregelaar en partij ‘Z’ regelt een coördinator. Zeker bij grotere vervoersvraagstukken loont het altijd om verschillende onderdelen van het vervoersplan door één en dezelfde partij uit te laten voeren. Zo is een vlekkeloze uitvoering gegarandeerd. ( VervoersProjecten Nederland VPN ) Een evenement door je officemanager laten organiseren zonder samen te werken met professionals en/of zonder over de risico’s na te denken. ( Klap Evenementenverzekeringen ) Registratie zelf doen in Excel. Zonde van de tijd, data niet makkelijk inzichtelijk, minder veilig Zelf badges printen voor groepen > 150 deelnemers. Onprofessioneel, tijdrovend, niet onnodig badges printen. Geen aandacht besteden aan de dataveiligheid! Geen rekening houden met AVG wet van 25 mei ( Aanmelder ) Stretchtenten in een far-away land kopen. Dat is helemaal niet meer nodig. Kwaliteit komt van 'om de hoek'. Daarnaast zijn de kosten lager (geen invoerrechten en transportkosten) en heeft garantie ook echt betekenis (evt. reparaties snel en goedkoop uit te voeren) ( Eurostretchtents ) Voor de WiFi “hetzelfde als vorig jaar” bestellen. Dat kan wellicht voor de hoeveelheden koffie en thee, maar in de wereld van het internet verandert er elk jaar van alles. Maak een aanvraag op basis van rapportages van eerdere edities in combinatie met wat er dit jaar nieuw is (Social Media team, een nieuwe app, of… ). ( Event Engineers ) Stel uw verzoek tot offerte niet uit! U kunt beter te vroeg zijn dan te laat. Vaak hebben wij te maken met derde partijen zoals drukkerij, waar wij d bestelling op tijd moeten plaatsen. ( Fotoprom ) Het belang van goed internet onderschatten. Neem een redelijk en serieus budget op voor de internet voorzieningen en kies een partij uit die zich richt op evenementen ICT, niet een bedrijf dat eigenlijk normaal kantoorautomatisering doet. Evenementen automatisering is een vak apart, je hebt maar 1 kans en 1 moment om het goed te doen, anders is het evenement al voorbij. Het afbreuk risico van een falende internet verbinding is tegenwoordig bijna net zo groot als een bij een falende stroomvoorziening. Geen internet is geen PIN verkeer, geen toegangscontrole, geen werkende beveiligingssystemen, telefonie etc. ( GIGTECH ) Hosted buyer seller booking systemen waarbij tijdsloten worden geblokt wanneer er een open aanvraag is. Zo blok je voor twee personen een tijdslot totdat de ander heeft gereageerd, Jij als organizer wil graag de exposant een meeting garanderen, dat kan alleen door meer aanvragen voor een bepaald tijdslot mogelijk te maken. 2. Bij diners mensen plaatsen aan tafels. Laat ze van te voren hun eigen plek kiezen, zodat ze weten dat ze naast relevante of gewoon gezellige mensen zitten. i.p.v. een verplichte avond naast iemand moeten hebben waar ze niet op zitten te wachten. Het event wordt dan als negatief ervaren, en dat is het laatste wat jij als eventmanager wil. 3. Een eventapp gebruiken omdat je denkt dat dat hoort en vergeten waarom je deze nu precies nodig hebt. Gemiddeld gezien downloaden 40% van je deelnemers de app. Wat wil je nu echt hier mee bereiken, en is het nodig om een app te laten bouwen voor iets wat je gemakkelijk op een andere manier kan communiceren. ( Networktables ) Beveiliging beperken tot de inzet van beveiligers. Het inzetten van beveiligers is geen doel op zichzelf. Dit wel als zodanig beschouwen, levert een te beknopte kijk en zit efficiënte vernieuwingen met impact in de weg. Gebruik daarom de expertise van uw partner. ( Crowd Support ) Denk niet in een standaard photobooth. Bezoekers zijn verwend je moet ze verrassen. Zorg voor een unieke setting of output. ( Sharingbox ) De tijd van het hebben van een app om een app te hebben is al geruime tijd voorbij. Deelnemers zijn inmiddels aardig gewend aan het gebruiken van apps tijdens evenementen. Ze zijn dan ook niet meer verrast als er een app wordt aangeboden. Sterker nog, indien men na het downloaden de app opent en alleen informatie kan lezen zijn ze eerder teleurgesteld dan positief. De lat ligt hoger dan een paar jaar geleden. Participatie en interactie speelt een grote rol en wordt omarmd als nooit tevoren. Probeer deze behoefte te vervullen door het inzetten van bijvoorbeeld netwerktools, live polling en de mogelijkheid voor deelnemers om foto’s of verhalen te publiceren binnen de app waar anderen op kunnen reageren. ( Twoppy ) De reacties op een Uitnodigingen per mail laten versturen. “wilt u erbij zijn mail ons dan”. Onduidelijk of geen voorwaarden vermelden/ privacystatement Onduidelijke of ontbrekende afmeld mogelijkheid Vergeten bestanden te ontdubbelen zodat genodigde onnodig dubbele mails ontvangen. ( De Registratiebalie ) Lever tijdig uw input aan zodat we samen kunnen nadenken over het effect van uw advertentie. Zet PV - Magazine strategisch in en laat het resultaat niet bepalen door een eenmalige advertentie. Geloof in de kracht van uw eigen advertentie maar kies ook eens voor een redactioneel item in plaats van een advertentie. U eet toch ook niet elke dag andijvie? ( PV- Magazine )