Tips voor het uitnodigingstraject

Een goede uitnodiging zorgt ervoor dat de genodigden uitzien naar je evenement. Hoe krijg je dat voor elkaar?

Drijfveren vanuit neuromarketing
Hersenonderzoekers bestudeerden wat er gebeurt in de hersenen wanneer mensen een reclame-uiting of product zien. Zij toonden aan dat er drie drijfveren bepalend zijn om mensen in beweging te krijgen:
1. Spiegelneuronen (kuddegedrag)
2. Beloning (nuccleus accumbens)
3. Pijn vermijden (amygdala)

1. Spiegelneuronen
Genodigden vertonen kuddegedrag. Zij willen je evenement niet missen als ze vermoeden dat 'iedereen gaat'. Zo gebruik je dit inzicht in je uitnodigingstraject:
- Laat zien wie er nog meer komen of wie je hebt uitgenodigd (sleutelfiguren).
- Gebruik testimonials.
- Gebruik een link naar een filmpje van een eerdere editie, in het filmpje zie je dat de deelnemers het naar hun zin hebben..

2. Beloning
Genodigden zullen zich aanmelden als ze het gevoel hebben dat dat wat voor ze oplevert: kennis, contacten en plezier. Zo gebruik je dit inzicht in je uitnodigingstraject:
- Omschrijf wat de relevantie is op persoonlijk niveau: wat heeft de genodigde er aan om te komen?
- Biedt een aantrekkelijke locatie en goed eten.
- Koppel opleidingspunten aan het programma.

3. Pijn vermijden
Genodigden zullen zich aanmelden als ze bang zijn dat het hen schaadt om niet te komen. Zo gebruik je dit inzicht in je uitnodigingstraject:
- Maak het verplicht om te komen, als je niet komt dan word je er op aangesproken.
- Benut een actueel thema vanuit wet- of regelgeving: als je de kennis niet vergaart dan heeft dat gevolgen.
- Onderstreep de persoonlijke relatie: 'ik mocht 5 mensen uitnodigen en moest direct aan jou denken', de genodigde is bang dat het afwijzen van de uitnodiging de relatie kan schaden.

Praktische tips
Hieronder nog een aantal praktische tips op een rij voor je uitnodigingstraject:

1. Persoonlijk
- Zorg ervoor dat je genodigden voelen dat het écht om hen draait.
- Maak het uitnodigingstraject zo persoonlijk mogelijk, dat gaat veel verder dan een voornaam boven de mail. Activeer alle collega’s die contact hebben met de genodigden (bijv door een korte kickoff). Zij moeten hun eigen gasten uitnodigen, bij voorkeur per telefoon. Zet onder elke e-mail uitnodiging de naam van de contactpersoon van de genodigde, diegene is bij voorkeur ook de afzender van de mail. Eventueel kun je iedereen met klantcontact 10 plaatsen geven om te vullen.
- Waak ervoor dat een e-mail uitnodiging eruit ziet als een nieuwsbrief, dan krijgt het bericht zelden de aandacht die het verdient. Je kunt beter een persoonlijk, kort tekstmailtje sturen met een link naar de eventsite.
- Wanneer genodigden zich aanmelden die je nog niet kent, bel ze dan om alvast kennis te maken.

2. Helder
- Gebruik niet zoveel mogelijk argumenten, beperk je tot de krachtigste beweegredenen: ‘Wat heb je eraan?’
- Communiceer locatie, datum, tijdstip en kosten.
- Omschrijf de probleemstelling zodanig dat de genodigde zich erin herkent.

3. Relevant
- Wat schiet de genodigde ermee op?
- Testimonials van deelnemers (vakgenoten) aan eerdere programma’s.
- Omschrijf wat je eraan hebt, in plaats van de vorm. Neem niet ‘Interactie’ of ‘Brainstorm’ op in je programma, maar wél het eindresultaat ‘Je hoort van vakgenoten hoe zij omgaan met…’
- Zet geen ‘sportieve activiteit’ in je programma, dat is voor veel genodigden een drempel om zich aan te melden.
- Relevante genodigdenlijst: zelfde niveau, zelfde belangen.
- Omschrijf de ‘borrel’ als ‘netwerkborrel’.
- Voeg een deelnemerslijst bij bij de bevestiging (evt toestemming vragen in het aanmeldformulier).

4. Onweerstaanbaar programma
- Programmeer vanuit de interesse van de genodigde.
- Betrek een aantal genodigden bij het samenstellen van het programma (gewoon door ze te bellen en een paar goede vragen te stellen over hun wensen ten aanzien van het programma). Je kunt genodigden ook vragen om te stemmen over sprekerskeuze, muziekkeuze of over de cocktail.
- Houd het zo kort mogelijk.
- Maak het programma afwisselend.
- Geef met een filmpje een helder beeld van hetgeen men kan verwachten.
- Laat ruimte voor (georganiseerde) interactie.

5. Call to action
- Benoem het beperkte aantal plaatsen (evt met een terugtellertje op de aanmeldpagina).
- Geef vroeg-boek-korting: je kunt korting geven wanneer men zich aanmeldt vóór een bepaalde datum, maar nog leuker is om de ‘eerste 10 aanmeldingen zoveel korting’ te geven en dan de ‘volgende 50 aanmeldingen zoveel korting’ etc.
- Verstuur een herinneringsmail waarin je benoemt dat er nog weinig plaatsen beschikbaar zijn.

6. Noshow voorkomen
- Denk na over drempels die ervoor kunnen zorgen dat men op het allerlaatste moment afhaakt. Wanneer je bijvoorbeeld uitrijkaarten uitdeelt, communiceer dat dan alvast in de bevestiging.
- Na aanmelding mailen/bellen ‘Wat leuk dat je erbij bent!’
- Bij deelnemersinformatie een deelnemerslijst meesturen.
- Geef de mogelijkheid om aan te melden samen met een collega of bevriende vakgenoot.
- Noshow boete: deelname is gratis, maar niet vrijblijvend. Wanneer je niet uiterlijk 24 uur voor aanvang afmeldt dan volgt een boete van EUR 25 vanuit een goed doel. Of je die boete ook daadwerkelijk factureert kun je later nog beslissen.
- Drempelbedrag voor deelname (bijdrage in de kosten).

7. Contactgegevens selecteren
- Kleinschalige evenementen zijn vaak effectiever.
- Het loont de moeite om te schrappen in de genodigdenlijst.
- Bij gebrek aan contactgegevens kan Linkedin uitkomst bieden. Naast de zoekbox staat ‘advanced’, wanneer je daar op klikt kun je zoeken op bedrijf en functie. Veel werk, maar de moeite waard.
- In discussiefora, op Twitter en in bladen kun je ook relevante genodigden vinden.