De spreker afzegt...

Heb je één topspreker? Een  naam waar iedereen voor komt? Weet dan, dat hoe belangrijk deze persoon ook is voor jouw evenement, dat het ook maar om een persoon gaat. Deze persoon kan net als u in de file komen te staan of het evenement toch niet kunnen redden in verband met urgente familiare zaken. Zorg dat u een plan B heeft,houdt rekening in het programma dat u eventueel iets kan schuiven met sprekers of dat u de band eerder kan laten beginnen. Werkt je met een sprekersbureau? Dan staat meestal in het contract dat zij een inspanningsverplichting hebben. Het is vaak niet zo dat zij verplicht zjin een vervanger te regelen maar dat zij wel moeite steken in het meezoeken naar een goede vervanger. Maak hier dan ook gebruik van en vertrouw op die expertise.  

U de verkeerde datum communiceert

Het gebeurt! Echt waar.. het overkomt de beste wel eens. Of je hebt in de hitte van de strijd de datum wel goed maar je plakt er donderdag voor in plaats van de vrijdag die je het had moeten zijn. Of het jaar vloog zo snel voorbij dat je 2017 op je affiche hebt staan in plaats van 2018. Dit zijn de blunders waar je achteraf van denkt.. 'HOE DAN?' Dan hebben we ook nog de agendatechnische blunders. Er achter komen dat de WK finale op de avond van uw evenement is, of dat het Midden van het land allang naar zonnige oorden is vertrokken in de zomermaanden. Of wat denk je van een borrel tijdens carnaval in Brabant? In de drukte voorafgaande aan uw evenement, zijn er soms van dit soort 'kleine' dingen die u over het hoofd kan zien.  Check, check, dubbelcheck, laat de uitnodiging/flyer/publicatie door minsters 3 collega's lezen. Dan kan het bijna niet mis gaan.

U die ene belangrijke gast vergeet uit te nodigen

U denkt bijvoorbeeld aan alle partners en klanten maar u vergeet uw eigen toeleveranciers. Of u vergeet dat ene contact die de vorige keer niet kon.. diegene die u verzekerd had dat hij/zij er de volgende keer echt bij moest zijn. Het gebeurt regelmatig dat men op de dag zelf denkt.. 'Waar is Jean-Claude eigenlijk?' Nou, Jean-Claude heeft die hele uitnodiging nooit gehad maar ziet wel op Facebook dat het een groots en geslaagd evenement was. Dan moet je toch het één en ander weer recht zien te praten.
Let op: tegenwoordig gaan de uitnodigingen vaak via de mail. Maar heeft iemand zijn email-adres gewijzigd, dan gaat het al mis. Is de lijst met genodigden niet al te lang? Bel de belangrijkste genodigden even na of zie ze linksom of rechtsom toch te bereiken. Let ook even op de naam.. Leuk dat je de mail wil personaliseren maar als Jean-Claude als Annemarie wordt aangesproken klikt hij hoogstwaarschijnlijk de mail weg omdat hij denkt dat deze mail toch niet voor hem bedoeld is.
Lees ook: Uitnodigingstraject voor uw event? Zo plant u dat

De locatie dubbel geboekt is

Het gebeurt! Soms heb je de bevestiging van een boeking binnen en reken je jezelf veilig. Maar heb je al even geen contact meer gehad met de locatie? Bel zowieso een week van te voren om de laatste dingen nog even na te lopen. Reageren ze verbaasd met: 'Wat was de naam ook alweer? Hmm even een collega vragen... Wanneer had u geboekt?' De nachtmerrie van elke organisator, maar het kan misgaan, hiervoor moet je echt een zekerheidje inbouwen en check één week van te voren of de locatie, de cateraar, de artiest of zij allemaal de juiste datum, tijd en locatie in de agenda hebben staan.