De pandemie heeft ervoor gezorgd dat online vergaderen en online meetings niet meer weg te denken zijn. Dankzij gebruiksvriendelijke applicaties als Teams, Zoom, Google Meet en Skype is online vergaderen onderdeel geworden van ons dagelijks leven. De gemiddelde online vergadertijger kan nog wel wat tips gebruiken, zo blijkt uit eigen onderzoek. Dus ga je een online meeting organiseren, dan zijn dit 10 praktische tips om de basis van jouw online vergadering op orde te hebben:

Tip 1 - De juiste ooghoogte
Zorg dat je goed voor de camera zit. Je zit goed achter de camera als je ogen op circa 1/3 van de bovenkant van je scherm zien. Houd dusdanig veel afstand van de camera dat je hoofd niet beeldvullend is. Ooghoogte op eenderde van de bovenkant van het scherm geeft je een evenwichtige, deskundige uitstraling. Veel programma's voor online vergaderen hebben de mogelijkheid om een raster over het scherm te leggen, opdat je eenvoudig de juiste ooghoogte kunt bepalen.

Tip 2 - Denk niet te licht over licht
Licht is van groot belang hoe je wordt gezien door de andere deelnemers. Dat geldt zowel letterlijk als figuurlijk. Zit je in een schemerige, donkere omgeving dan wek je een indruk, die je niet betrouwbaarder en overtuigender maakt. Ga ook niet met je rug naar fel licht zitten. De camera vindt dat felle licht lastig, waardoor jouw hoofd deels wordt weergegeven als een witte vlek. 

Tip 3 - Vergader altijd met de camera aan
Online vergaderen doe je met de camera aan. Dat geldt voor iedereen. Net als in een live setting wil je kunnen zien, wil je zien dat iedereen erbij is en betrokken is. Online vergaderen met de camera uit mist vele doelen. Er zijn altijd mensen bij die tijdens de meeting andere dingen gaan doen, of soms helemaal niet bij het scherm in de buurt zijn. Zo kan efficient online vergaderen al snel veranderen in een totaal doelloze tijdverspilling.

Tip 4 - Zorg dat je er verzorgd uitziet
Als deelnemer aan een online vergadering zie je er verzorgd uit. Dat geldt zowel voor je uiterlijk als voor je kleding. Als de camera aangaat zie je er representatief uit. Je komt niet na een zware nacht uit je bed en gaat dan voor de camera zitten. Er fris, energiek en verzorgd uitzien, geeft een goede indruk bij je mede-vergaderaars.
Behalve uiterlijk is ook je kleding in orde. Ondanks het feit dat alleen je bovenlijf in beeld is, zorg je dat je representatieve kleding aan hebt. Zorg ook dat het deel dat niet in beeld is, gekleed is. Je bent niet de eerste die voor schut gaat, omdat je tijdens de meeting iets moet pakken waardoor je helemaal in beeld komt.

Tip 5 - Denk aan de achtergrond
Online vergaderen doe je uiteraard altijd in een rustige omgeving. Er is geen ruis in de vorm van veel geluiden of mensen die steeds achter je door het beeld lopen. Dat leidt af en is irritant. Wees je er van bewust dat de overige deelnemers meekijken in de ruimte waar je zit. Heb je de avond van tevoren een feestje gehad, ruim dan de glazen en de lege bierflessen op. Rommel in beeld kan zo maar een verkeerde indruk achterlaten bij de andere deelnemers.

Tip 6 - Praat niet teveel
Een goede online vergadering is een teamprestatie. Iedereen heeft een rol. Respect voor de andere deelnemers is cruciaal. Wil je wat zeggen tijdens het online vergaderen, denk eerste goed na wat je wilt zeggen voordat je de spreker onderbreekt. In veel van de eerder genoemde zit de mogelijkheid om in de chat je hand op te steken als je wat wilt zeggen. Een goede voorzitter kan een online vergadering zeer soepel laten verlopen. Wees kritisch op jezelf. Voegen mijn bijdragen echt wat toe, ben ik niet teveel aan het woord? Te nadrukkelijk aanwezig zijn, wekt online nog sneller irritatie op dan bij live vergadering.

Tip 7 - Een goede agenda
Ben je voorzitter dan heb je alle touwtjes in handen. Ook als deelnemer mag je verwachten dat er een duidelijke agenda is. Zorg dat alle deelnemers weten over welke onderwerpen gesproken gaat worden. Net zo belangrijk als de onderwerpen is ook het doel van de vergadering. Wat wil je bereiken? Gaat het bijvoorbeeld om kennis  delen of is het zaak om een besluit te nemen over een onderwerp.

Tip 8 - Een goede internetverbinding
Online vergaderen kan heel handig zijn, maar kan ook zorgen voor irritaties. Zeker als de verbinding steeds wegvalt. Als de rest van de vergadering telkens moet wachten omdat dezelfde deelnemer opnieuw moet inchecken omdat de verbinding werd onderbroken is irritant. Zorg dat je een vaste internetverbinding of krachtige wifi tot je beschikking hebt.

Tip 9 - Heeft het zin?
Online vergaderen mag dan efficient zijn, het kost wel tijd. En vlak ook niet uit hoeveel energie het kost om een online vergadering bij te wonen. En we hebben het niet over stroom, we hebben het over menselijke energie. Belangrijke vraag is daarom "Heeft de online vergadering zin?" Zijn de doelen voor iedereen helder of is de vergadering geagendeerd omdat het een routine is om elke woensdagochtend te meeten. Als het een routine is en er is geen helder doel, dan zou je de online vergadering nog eens moeten heroverwegen. 

Tip 10 - Geef energie
Online vergaderen is echt iets anders dan live vergaderen. Je mist een belangrijk deel van de non-verbale communicatie van de overige deelnemers, het is lastiger om snel in te haken op dat wat er wordt gezegd en hou er rekening mee dat grapjes anders, moeizamer of zelfs niet goed overkomen. Dat betekent niet dat je als een soort robot moet gaan handelen. Integendeel! Door energie te geven en je ook non-verbaal tijdens de online meeting krachtig uit te drukken hou je de vergadering levendig. Overdrijf natuurlijk niet, want stuiterende deelnemers die gekke bekken trekkend over je scherm vliegen zijn al snel irritant.

Samenvattend
Online vergaderen kan een prima oplossing zijn. Dat hebben we tijdens de pandemie - tot op de dag van vandaag - kunnen ervaren. Toch gaat er niks boven live met elkaar vergaderen. Niets heeft meer impact dan de live experience. Als je dan online gaat, doe het dan goed. Zoals je in dit artikel hebt gezien, is het met een aantal simpele basiszaken eenvoudig om het plezier en de effectiviteit van het online vergaderen sterk te verbeteren.