EvenementOrganiseren.nl

Inspiratie van andere opdrachtgevers van evenementen (deel I)

Niets prettiger dan kennis en inzichten delen in een tijd waarin iedereen met vragen zit en antwoorden zoekt als het gaat om de organisatie van zakelijke evenementen. Bij EvenementOrganiseren zijn we super trots dat jullie met 25.000 unieke bezoekers per maand blijkbaar antwoorden, tips en aanbod vinden op onze website. Toch zitten de beste lessen bij collega-opdrachtgevers...In deel eventmanagers van Deltion College en de Provincie Gelderland.

Natasja Sieders, eventmanager Deltion College:

'Evenementen zijn een onderdeel van de hele marketing communicatie strategie binnen Deltion. De evenementen die ik organiseer zijn voor verschillende doelgroepen. Denk aan studenten, leerlingen van het VO, medewerkers en stakeholders van Deltion. Dat vertaalt zich voornamelijk in wervingsevenementen, personeelsevenementen en evenementen die het merk Deltion versterken. Denk hierbij aan onze open dagen en avonden, voorlichtingsevenementen, de opening van het schooljaar, deelname aan Bevrijdingsfestival Overijssel, nieuwjaarsbijeenkomst of medewerkersfeest. Ook organiseren wij evenementen ter promotie van Techniek onder jongeren. Kennismaken met Deltion en het onderwijs, enthousiasmeren, informeren, inspireren en verbinden staan hierbij centraal. Wij vinden het belangrijk dat wij het onderwijs en de studenten betrekken bij de organisatie van onze evenementen. Dat kan zijn in de vorm van het meedenken en organiseren van het evenement maar ook het inzetten van o.a. studenten horeca, hospitality, facility, podiumtechniek, AV, artiest tijdens het evenement. De evenementen werden voorheen allemaal fysiek georganiseerd. Heel soms werd een event in hybride vorm aangeboden. Waarbij hybride dan inhield dat er een camera was en dat men het event via een livestream kon volgen. Gewoon heel plat meekijken dus.'

Hoe hebben jullie de afgelopen maanden overbrugd?
'Schakelen, omdenken, meebuigen, leren, aanpassen en doorgaan. Ineens stond de wereld stil. Fysieke evenementen konden geen doorgang vinden maar wij wilden toch graag in contact blijven met toekomstige studenten, onze studenten, stakeholders en onze medewerkers. Misschien juist nu nog wel meer dan ooit!' 

'In plaats van live kennisoverdracht en live ontmoetingen organiseren wij vanaf maart online events en online interactie. We hebben geen events gecanceld maar zijn gaan omdenken en hebben gekeken naar wat kan wel! Toen er in de zomer weer meer versoepelingen waren zijn we naast online events ook hybride events gaan organiseren. Zoals onze drive-in diplomeringen waarbij er een livestream verbinding was voor de familie thuis. En de landelijke opening van het mbo schooljaar waarbij er 200 gasten op 1,5 meter in de zaal zaten en de rest het event via de livestream kon volgen.'

'Eigenlijk zijn we gewoon maar begonnen… Wij hebben gelijk het eerste fysieke event dat op de planning stond begin april omgebogen tot een online event. Met ons boerenverstand gingen we aan de slag en hebben we ons eerste online event neergezet. Gewoon door te doen. Veel tijd hadden we immers niet. En als je met de wetenschap van nu terugkijkt, was het natuurlijk echt houtje touwtje. Maar we deden het wel, en dat werd erg gewaardeerd! Sindsdien ben ik mij in sneltreinvaart gaan verdiepen in wat er allemaal online mogelijk is. Ik ben alleen maar bezig geweest met onderzoeken, kijken bij anderen, praten met collega eventmanagers, trainingen en webinars volgen en het zelf blijven organiseren van online events. Veel mensen vragen: “Heb je wel wat te doen nu in deze corona tijd? De evenementenbranche ligt toch helemaal stil?” Nou, het afgelopen jaar heb ik echt niet stil gezeten, maar juist heel hard gewerkt en ontzettend veel geleerd. Bijna alle evenementen die gepland stonden zijn vertaald naar een ander concept. Als eventmanager werd ik gedwongen nog flexibeler en creatiever te zijn. En ik kan wel zeggen dat dit jaar mij op werkgebied heel veel heeft gebracht.'

>> Bekijk het volledige artikel met Natasja Sieders op EventBranche.nl



Madelon Tuil, evenementencoordinator bij de Provincie Gelderland

'Events speelden en spelen een steeds grotere rol bij ons, omdat ze juist de verbinding met de ‘buitenwereld’ tot stand brengen. En dat is van groot belang om beleid te kunnen maken. Hoewel het soms ook te veel van het goeie kan zijn. Meer en meer zag je bij ons in het provinciehuis van alles georganiseerd worden, maar daarbij had men geen zicht op wat je collega’s organiseren en bestond het risico dat je dezelfde doelgroep benaderd in dezelfde periode als je collega. Of dat er overlap in het programma is. Of dat er over een grens heen gegaan is, voor wat betreft het gebruik van ons monumentale gebouw, door bijvoorbeeld met een auto ons Binnenhof op te rijden. Dat wil je voorkomen, dat komt niet professioneel over en kan je imago schaden. Wij proberen nu met één coördinapunt en één overzicht van evenementen weer grip te krijgen op de te organiseren evenementen.'

Hoe hebben jullie de afgelopen maanden overbrugd?
'We zijn vrij snel op zoek gegaan naar wat wel mogelijk was, dat is een kwestie van durven en maakt het tegelijkertijd ook heel spannend. We hebben ons in de eerste periode laten adviseren en begeleiden en zijn begonnen met het bouwen van een tijdelijke studio om daar livestreams genaamd Gld. Live te verzorgen voor en met onze eigen collega’s. Dat was erg fijn, want zo konden we veel met elkaar delen in deze onzekere tijd waarin het fysieke contact opeens wegviel.'

'Inmiddels hebben we in ons provinciehuis een vaste studio en gebruiken veel collega’s deze voor een livestream met hun partners. Hiervoor is het dan wel weer nodig dat een aantal collega’s wordt bijgeschoold om de camera’s te kunnen bedienen. En in de voorbereiding naar zo’n livestream nemen wij de aanvrager mee, want een live uitzending is van hele andere orde dan bijvoorbeeld een symposium van een dag organiseren.'

'Daarnaast werken we allemaal met MS Teams voor de reguliere vergaderingen, maar ook voor breakout rooms als onderdeel van een online evenement. Het aanbod van e-learnings voor onze collega’s is hier ook op ingericht, tenslotte moeten we zorgen dat we digitaal vaardig zijn. Wat met online evenementen een uitdaging blijft, hoe je het energiek kunt maken. Hoe maak je het net weer anders, verzin je leuke werkvormen en blijf je de gasten boeien?'

>> Bekijk het volledige interview met Madelon op EventBranche.nl

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x