Hoe plan je de ideale datum voor jouw event? Volg deze 8 stappen Heel belangrijk voor de opkomst is het op welke datum en dag van de week een evenement gepland wordt. Ook het tijdstip speelt een rol. Met deze 8 stappen komt u in de buurt van het meest ideale evenemententijdstip, dag van de week en datum. 1. Dag van de week Vooropgesteld er is geen keiharde beste dag of slechtste dag, al heeft het verleden wel geleerd dat weekenddagen vaak erg lastig zijn. Tenzij u natuurlijk een familie/gezinsevenement organiseert. Maandag is vaak een slechte dag om iets te organiseren, behalve in het geval van speciale doelgroepen, zoals de detaillisten en kappers (in verband met veel voorkomende winkelsluiting op maandag). En wist u dat één van de oudste evenementen voor de zakelijke eventmarkt, de EventBranche Borrel ook altijd op maandag is...Dinsdag, woensdag en donderdag zijn de meest geschikte en gangbare dagen. Vrijdag is in sommige gevallen geschikt en soms ook niet. Zakelijke evenementen waar partners bij aanwezig zijn, worden bij voorkeur op vrijdag (namiddag en avond) gehouden, of denk aan een awardshow met een slotfeest. Maar inhoudelijke kennisevents zijn weer veel minder populair op een vrijdag. 2. Tijdstip De juiste tijd ligt voor elk evenement en elke doelgroep anders. Gasten uitnodigen voor een landelijke bijeenkomst in Amsterdam op dinsdagmorgen om 09.00 uur is vragen om problemen. Datzelfde geldt voor een aanvang rond de middagspits. Maar ook een zakelijke bijeenkomst na afloop van de gangbare werktijd is in vele gevallen vragen om moeilijkheden. Check eventueel je voornemen bij potentiële gasten. Ook zie je de laatste jaren voorbeelden van evenementen met afwijkende tijden: Evenementen die verschillende inlooptijden/tijdslots hebben Evenementen die ruim voor kantoortijd starten 3. Seizoen Vooral in de winter is het van belang om rekening te houden met de weersgesteldheid. De opkomst tijdens een landelijk evenement loopt bijvoorbeeld in februari een grote kans om lager uit te pakken door de vrees voor mist, gladheid of sneeuw. TIP: mocht je onverhoopt door slecht weer in de problemen komen en moeten afgelasten, dan is het uitgaande van een slecht weer verzekering, belangrijk om logisch, kort en kracht te communiceren. 4. Vakanties Door de regionale vakantiespreidingen zijn er steeds minder weken waarin je een landelijk evenement kunt houden. Regionaal gezien zijn er meer kansen. De vrijdag voorafgaand aan een vakantieperiode en de maandag erna zijn natuurlijk uit den boze. Hierbij de officiele vakantie data en regio's zoals vermeld op rijksoverheid.nl: Schoolvakanties 2019/2020 Schoolvakanties 2020/2021 Welke regio's zijn er voor schoolvakanties? 5. Feestdagen Het spreekt voor zich dat rond de feestdagen zorgvuldigheid geboden is. Ook hier geldt dat de dag vóór en de dag ná een feestdag risicovol is. Datzelfde geldt in sommige gevallen ook voor de week waarin de feestdagen vallen. Wees beducht voor algemeen gehanteerde ATV-dagen. Op RIjksoverheid.nl een handig overzicht van de feestdagen waarop kinderen vrij hebben van school. 6. Speciale evenementen Hiermee rekening houden geldt voor zowel landelijk, maar zeker voor regionaal georiënteerde evenementen; in het zuiden is het onmogelijk om tijdens de carnaval serieuze genodigden te interesseren. Denk bij speciale evenementen ook aan voor de doelgroep belangrijke beurzen en nationale congressen. 7. Belangrijke sportwedstrijden Berucht zijn natuurlijk de voetbalwedstrijden op woensdagavond, maar kijk ook naar data van Olympische Spelen, Wimbledon, etc. Het kan ook heel erg leuk en interessant zijn om gezamenlijk op uw evenement naar een dergelijk event te kijken. 8. Activiteiten van de concurrent Buiten het feit dat het altijd goed is om te weten wat je concurrenten doen op het gebied van evenementen, is het natuurlijk uiterst belangrijk om te weten of zij wellicht in dezelfde periode ook een bijeenkomst hebben gepland. Daar kun je dan met het bepalen van de datum en de inhoud van de bijeenkomst op anticiperen.