EvenementOrganiseren.nl

Hoe de directie uw evenementenconcept goedkeurt?

Hoe presenteer je met succes een creatief plan aan je manager? Vooral de concepten en trajecten die net even iets anders zijn. Bij het uitwerken van die plannen ga je tegen vooroordelen aanlopen. De bekendste is: ‘We deden het toch altijd zo en het was toch altijd goed?’ De gebaande paden. Gangbaar is veilig. Maar klopt dat wel? Hoe overtuig je management en directie van een gewaagd evenementenconcept?

Stel, een concurrent heeft succesvol een golftoernooi voor relaties georganiseerd. Oogst zo’n toernooi per definitie hetzelfde succes voor een andere organisatie? Het antwoord laat zich raden... Dus: ‘Laten we het nu anders doen, dan wordt het nog beter, beklijft het bij onze gasten en brengen we echt iets teweeg!’ is een zin die je als tegenwerping kunt gebruiken. Een opmerking die je natuurlijk wel waar moet kunnen maken.

  • Enthousiast maakt enthousiast

Creatieve ideeën worden tijdens de organisatiefase vaak door superieuren afgeschoten. Tikkeltje kort door de bocht, maar de realiteit komt dicht in de buurt. Uit angst voor gezichtsverlies, afwijken van geijkte wegen of wantrouwen. Het begint al bij de presentatie van de plannen. Breng dus alleen plannen naar voren waar je volledig achter staat en waar je met enthousiasme over kunt vertellen. Probeer zoveel mogelijk documentatiemateriaal te tonen (liefst in de vorm van plaatjes of beelden) en zorg dat je een snelle, sluitende presentatie houdt. Onderbouw jouw enthousiasme met feiten, of op zijn minst met harde doelstellingen: leg dus uit waarom een afwijkend concept, gewaagde keuzes tot het gewenste effect leiden.

  • Presenteer referenties

Het is altijd goed referenties achter de hand te hebben, waaruit blijkt dat de voorgestelde onderdelen professioneel zijn en ook elders succes geboekt hebben. Maar zorg ervoor dat het idee desondanks origineel is.

  • Voorbeeld van overredingskracht: Gorbatsjov

Een prachtig voorbeeld van overredingskracht is het volgende waargebeurde verhaal: 20 jaar geleden, in tijden van de perestrojka, stond een nep-Gorbatsjov, met wijnvlek, liftend langs de kant van de weg bij Schiphol. Hij moest de directeur van een onderneming, die juist terugkwam van een zakenvlucht, ervan overtuigen dat vernieuwing ook doorgevoerd moest worden bij het relatiefeest, georganiseerd door zijn secretaresse, samen met een organisatiebureau.

  • Waar niet aan was gedacht, was dat een liftende Gorbatsjov opschudding veroorzaakt in het westen. Binnen de kortste keren werd de figurant omgeven door politie en journalisten. Met veel moeite kon hij zich aan het tumult onttrekken en in de voorbijrijdende auto van de zakenman (de chauffeur zat in het complot) springen.
  • Zijn entree en zijn verhaal maakten echter zoveel indruk dat de directeur besloot het plan over te nemen. Hij praat nu nog over het voorval. En het geslaagde evenement dat er uit voortkwam.

     
  • Alternatieven bieden

Het is de vraag in hoeverre je alternatieve ideeën op tafel moet leggen. Streef er naar één fantastisch plan neer te leggen, dat je tot in details kent en kunt verdedigen. Binnen sommige bedrijven is het gebruikelijk dat 3 offertes c.q. plannen te presenteren. Dan heb je meer voorbereidingswerk. Toch zul je onvermijdelijk een persoonlijke voorkeur voor één van de plannen hebben. Dat zal tijdens de presentatie verbaal of non-verbaal vanzelf doorschemeren. Zorg voor de perfecte onderbouwing van jouw favoriet.

  • Volgorde van presenteren

Je zou kunnen beginnen met de presentatie van het plan van je voorkeur. Of er juist mee te eindigen. Begin je ermee, dan bestaat de mogelijkheid dat je voorkeursplan inslaat als een bom. En er veel minder aandacht is voor de overige plannen. Eindig je met je voorkeursplan, dan zit die nog vers in het geheugen. Beide opties hebben dus voordelen en nadelen.

  • Gemiste kansen en géén herkansing

Organiseren kan een feest zijn of een lijdensweg. Wie geen scherpe blik heeft voor wat wél of niét kan voor een bepaalde doelgroep, of geen fijne neus heeft voor spraakmakende nieuwigheden, doet er beter aan voorzichtig te werk te gaan. Dat doe je bijvoorbeeld zo:

  • Traditionele (en vaak saaie!) keuzes maken. Let wel: het evenement is de kans voor je bedrijf of instelling om jezelf positief te profileren en te tonen: wij zijn vernieuwend en gaan creatief met zaken om. Die kans laat je liggen met een traditioneel evenement. Ook voor jezelf is het een gemiste kans je in positieve zin te profileren binnen het bedrijf wanneer je een traditioneel plan voorstelt.
     
  • Een externe expert inschakelen. Bijvoorbeeld een theaterbureau of een evenementenorganisatiebureau. Niet dat je daarmee alle initiatief uit handen geeft. Samenwerken en delen van de werkzaamheden is zeker mogelijk. En bureaus beschikken over het algemeen over creatieve breinen, die deze creativiteit ook nog eens kunnen vertalen naar trajecten en impact.
     
  • Wees ook echt originieel. Na een goede (liefst persoonlijke) briefing is zo’n bureau in staat een plan te schrijven. Het plan dient op onderdelen origineel te zijn en geen replica van eerder gehouden evenementen. Dat is soms moeilijk te bepalen. Wat is origineel? Door te weten wat er in de markt te koop is en door anderen wordt georganiseerd, kun je redelijk inschatten wat origineel is en wat niet. Je moet wel tegengas durven geven!

LET OP: Wij vinden het persoonlijk not done om ideeën te laten ontwikkelen door een bureau en die vervolgens zelf uit te voeren. Of erger, ze door een concurrerend bureau te laten uitvoeren. We vinden het wel logisch dat je voor het concept een (van te voren overeengekomen) prijs betaalt, zodat je vrij bent om met het concept te doen wat je wilt. Ga voor cocreatie en profiteer van de kennis en kunde van evenementenbureaus.

  • En de allerbelangrijkste? Leg kraakhelder uit hoe uw concept, uw evenement, uw traject de achterliggende doelstelling voor uw bedrijf/merk behaalt.