EvenementOrganiseren.nl

Hoe bereik je met een meerdaags congres jouw doel? (deel 2)

Door Flint Theater Evenementen en Congressen
Hoe houd je zo een congres interessant en hoe zorg je ervoor dat de bezoekers de aandacht er bij kunnen houden? Twee of meer dagen vol met kennis en inspiratie is immers best intensief. Aan de hand van een case van Flint nemen wij u mee. In het vorige artikel was de opdrachtgever van IIA aan het woord. In dit artikel lees je welke rol de dagvoorzitter en de evenementencoördinator spelen tijdens een meerdaags congres.

Foto: IIA Congres 

De visie vanuit de dagvoorzitter op een meerdaags congres
Tijdens dit meerdaagse evenement zorgde dagvoorzitter en presentatrice Pauline de Wilde voor de rode draad van het geheel. Al jaren staat zij op het podium als dagvoorzitter en presentatrice, zij weet om die reden als geen ander hoe belangrijk het is om de spanningsboog vast te houden. 

Hoe kun je de spanningsboog vasthouden?
"De spanningsboog vasthouden doe je door 2 dingen: interactie en de mensen letterlijk af en toe laten bewegen.... Ben Tiggelaar deed dat tijdens zijn presentatie en ik aan het begin van de tweede dag. Muziek aan en let’s move" aldus Pauline de Wilde. 

Tips van dagvoorzitter Pauline de Wilde:

  • Zorg voor afwisseling. Afwisseling in sprekers, afwisseling in sfeer en afwisseling in setting. Van een key-note naar een interactieve brainstorm sessie, naar een keynote over inhoud, naar keynote met entertainment
  • Northpolls draagt ook zeker hieraan bij. Het publiek kan met deze tool meedoen met polls en stellingen, kan haar mening geven, een evaluatie doen, vragen stellen aan sprekers en het dagprogramma van het event bekijken
  • Ook de interactieve tool Buzzmaster zorgt ervoor dat mensen alert blijven. Ook met deze tool kan het publiek  vragen stellen, hun meningen posten, op polls stemmen en nog veel meer. De vragen worden direct door een persoon, genaamd de buzzmaster, gefilterd. 


Een meerdaags congres gezien vanuit de evenementencoördinator van Flint 
Vanuit Flint zorgde Karin klein Wassink voor de coordinatie van het evenement.

" We ondersteunden de opdrachtgever in het bereiken van het doel door eerst heel goed te luisteren en te ontdekken wat de verwachtingen, wensen en het doel van de bijeenkomst zijn. Vandaar dat we ook vanaf de eerste aanvraag voor een evenement met alle disciplines om tafel gaan. Er zijn bij de bespreking met de opdrachtgever altijd een evenementencoördinator, technicus en horecamanager aanwezig" aldus Karin. Op die manier begrepen zij waar het om ging en zo kunnen zij meedenken en hun kennis delen.
Bovendien is de evenementencoördinator vanaf de aanvraag tot en met de begeleiding bij het evenement betrokken en aanwezig. Zo zijn ze vanuit Flint altijd op de hoogte van alle details en ze leren op deze wijze de organisatie goed kennen. Karin zegt hierover:
"Wij zijn ervan overtuigd dat we op deze manier een beter evenement kunnen neer zetten zodat we de opdrachtgever ontlasten."

"Buiten de zaal kunnen we op veel verschillende gebieden assisteren en faciliteren. We hebben een creatief technisch team met veel expertise en alle apparatuur op het gebied van licht, geluid en visuele middelen. We zijn immers een theater!

Door gebruik te maken van de mogelijkheden van het theater kunnen we verrassende opstellingen op het toneel en in de zaal bieden en daardoor dat speciale theatergevoel creëren of iemand letterlijk in de spotlight zetten. Uiteraard kunnen we ook ondersteuning bieden op het gebied van artiesten, vervoer, stemsystemen, hotelreserveringen, live streaming en ondersteunend personeel zoals hostesses.  "
 

Flint over de samenwerking met  IIA
Wat maakt de samenwerking tot een succes? Karin zegt hierover: "De samenwerking met Annemiek en Hans heb ik als zeer prettig ervaren. IIA is een hecht team en heeft een enthousiaste groep mensen die ervoor zorgen dat een congres loopt. Annemiek en Hans  geven duidelijk aan wat zij belangrijk vinden en wat zij verlangen van onze organisatie. Ik waardeer het enorm dat ze voor al 2 jaar voor Flint hebben gekozen als locatie voor het IIA Congres. Fijn dat wij ons steentje kunnen bijdragen aan dit congres."