EvenementOrganiseren.nl

Een buiten evenement? Kan ik mij verzekeren tegen noodweer?

Kunt u zich met een evenementenverzekering indekken tegen schade door noodweer? Ja, dat kan, maar dan moet u wel weten wanneer, hoe en welke risico's zijn afgedekt. Met expertisepartner Klap Verzekeringsmakelaar hebben we alles voor u op een rijtje gezet.

Het is een bekend fenomeen: zodra we richting de bouwvak of de grote vakantie gaan, pakken veel bedrijven het moment om nog even iets leuks te doen met de collega's. Vaak in de vorm van een (teambuildings)activiteit, of een buitenborrel. Maar het lijkt de laatste jaren wel schering en inslag: extreem weer. En dan sta je mooi te kijken als organisator van het buiten evenement... Daarom is het altijd goed om serieus en grondig na te denken over het verzekeren van uw evenement. Ook extreem weer en de daaruit voortkomende kosten kunnen worden afgedekt.

KLAP Verzekeringsmakelaar over het verzekeren van extreem weer:

Bij de basisdekking is geen eigen risico van toepassing binnen de evenementenverzekering. Die basisdekking is uit te breiden voor onder meer slecht weer of ook wel extreem weer.

Extreem weer
U verzekert zich voor het niet door kunnen gaan van het evenement, uitstel, onderbreking of voortijdige beeindiging door extreme weersomstandigheden. Dit zijn kortstondige weerscondities die gepaard gaan met stortregens en/of zware stormen.
 

Is hitte ook extreem weer?
Extreme hitte is ook gedekt onder de term extreem weer. 'Dat hebben we al meegemaakt bij een Strong Viking Run in Duitsland waar het 40 graden was. Bij deze run is de beslissing om te annuleren door de ambulancedienst, organisator en lokale overheid gezamenlijk genomen', geeft Michiel Bredius van Klap aan. 'Bij twijfel of er geannuleerd moet worden en of dit verzekeringstechnisch gedekt is altijd je verzekeringsmakelaar bellen. Die kan je helpen.'

Sommige polissen bieden alleen een dekking als de beslissing tot annulering door de lokale autoriteiten wordt genomen. Sommige hebben weer specifieke eisen bijvoorbeeld qua windsnelheden. Daarom, nogmaals, bel bij twijfel de verzekeringsmakelaar.

'Klap gebruikt voor de meeste evenementen juist de ruime dekking: de beslissing van afgelasting dient door een overheidsinstantie en/of organisatie van het evenement te worden genomen, met als voorwaarde dat tot afgelasting, uitstel of onderbreking is besloten omdat zonder die beslissing er een ernstige bedreiging voor de veiligheid van de aanwezigen en/of genodigden en/of schade aan de voor het evenement getroffen materiële voorzieningen zou bestaan.'

Belangrijk hierbij is om met professionele partijen samen te werken om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen alsmede een draaiboek te hebben hoe te handelen. Denk hierbij aan professionele beveiligers, tentenbouwers, EHBO/ambulance en/of weerdiensten die je met dergelijke beslissingen kunnen helpen.


LET OP: Slecht weer dekking minimaal 10 dagen van te voren
Een buiten evenement organiseren in Nederland is niet zonder risico’s. De weersomstandigheden direct voorafgaande aan dan wel tijdens het evenement kunnen zodanig zijn, dat noodzakelijkerwijs tot afgelasting, uitstel, onderbreking of vroegtijdige beëindiging moet worden besloten. Dit risico kan tegen een meer premie worden verzekerd. Een aanvraag voor een slecht weer dekking dient minimaal 10 dagen voorafgaande het evenement te zijn aangevraagd bij Klap bv. K/ap kan ook dekking bieden in het buitenland.

>> Uw evenement goed verzekeren? Bereken hier in no time uw premie
 
Klap is verzekeringsmakelaar en dé specialist in evenementen­verzekeringen en partner van een aantal gerenommeerde brancheorganisaties. De afgelopen jaren heeft Klap veel grote evenementen verzekerd. En organisatoren geholpen met de afwikkeling van de schade.


Als organisator van het evenement kunt u op voorhand, naast het goed verzekeren van uw evenement, nog meer stappen zetten om de schade door noodweer te minimaliseren.

  • Weerbewaking

'Veel evenementorganisatoren kiezen voor weersbewaking tijdens hun evenement. Onder meer MeteoVista neemt dat voor haar rekening. Dit houdt in dat een meteoroloog 24/7 het weer in de gaten houdt en mogelijke impact van het weer signaleert, doorgeeft en adviseert over mogelijk te nemen acties. Situaties als deze zijn vaak laat van tevoren te zien. Weerbewaking zorgt er echter voor dat meteorologen de weersituatie continue in de gaten houden en contact opnemen met de organisatie in geval van gevaarlijke weerssituaties zoals onweersbuien.'

'Hiermee weet een organisatie altijd eerder van een naderende gevaarlijke situatie dan zonder weerbewaking. Je “koopt” als het ware tijd. Bij gevaarlijk of extreem weer is die tijd meer dan nodig. MeteoVista belt sowieso voor buien met kans op onweer en hevige neerslag. Verder houden we de waarnemingen in de aanvoerrichting van de evenementlocatie in de gaten', aldus MeteoVista zelf. 

  • Werk met verzekerde toeleveranciers

Evenementenlocaties en toeleveranciers moeten actiever overleggen met hun opdrachtgever of eventorganisator als het gaat om een goede afstemming van de verzekeringen op een evenement. Dat is volgens Michiel Bredius, mede-eigenaar van Klap Verzekeringen, één van de belangrijkste conclusies die je kan trekken uit recente gebeurtenissen. Na het Monstertruck event, de bomaanslagen in Parijs, de terreurdreiging in België en het noodweer op festivals, kunnen toeleveranciers/locaties er niet meer omheen. Zij moeten zich meer dan ooit realiseren dat ze niet meer kunnen blijven leunen op de schouders van hun opdrachtgever, en vooraf beter moeten overleggen wie welke verzekeringen afsluit, en met welke dekkingen, in het organisatieproces én onderscheidend moeten zijn met het afsluiten van een goede evenementen- en/of aansprakelijkheidsverzekering. 

  • Overleg wie wat verzekert

‘Bij extreem weer moet een opdrachtgever of organisator met de evenementenverzekering extreem weer dekking hebben, en is bijvoorbeeld het verzekerde bedrag voldoende om de toeleveranciers en locaties te betalen. Belangrijk is dat er ver van tevoren overleg plaatsvindt tussen de organisator, locatie en toeleveranciers over wie welke risico’s op een evenementen verzekering verzekert’, zegt Michiel Bredius van K/ap Evenementenverzekeringen. 'Voor evenementenlocaties en toeleveranciers geldt de aansprakelijkheidsverzekering als belangrijkste verzekering. Ongeveer 50% van de toeleveranciers heeft dit goed geregeld; er is dus nog wel een slag te maken. Opdrachtgevers en organisatoren dienen op hun beurt te beschikken over een goede evenementenverzekering. Opdrachtgevers en organisatoren moeten een goede evenementenverzekering afsluiten en hun leveranciers checken op een aansprakelijkheidsverzekering en andersom.’

  • Goede communicatie

Al is het evenement nog zo goed verzekerd, om een vervelende nasleep te voorkomen, is vooral communicatie van zeer groot belang. Zowel voor, tijdens als na het evenement. Onderschat de impact van noodweer en eventuele afgelastingen of verplaatsingen naar binnen niet, dus is het goed om van te voren een noodweer-communicatieplan te hebben. 


 

Zomercarnaval voor eerst in 31 jaar bestaan afgelast
 

Het artikel van AD.nl begon in de zomer van 2015 zo: 

De straatparade van het Zomercarnaval in Rotterdam is afgelast vanwege de verwachte stormachtige wind. Dat heeft de organisatie zaterdag laten weten. Het besluit is genomen in overleg met de gemeente en de hulpdiensten. Het is in het 31-jarig bestaan van het Zomercarnaval de eerste keer dat het wordt afgeblazen.

EvenementOrganiseren.nl vroeg organisator Guus Dutrieux van Ducos Productions wat de afweging was om het evenement te verzekeren? 'Ervaring heeft ons geleerd dat dit risico in NL serieus aanwezig is en door de klimaatveranderingen neemt het risico alleen maar toe.' De organisator werd bijgestaan en geadviseerd door Klap Verzekeringsmakelaar, die het Zomercarnaval verzekerde.

Zorgde de verzekering ervoor dat jullie uit de onkosten kwamen?
'Ja, gelukkig wel.'

Heb je een tip voor organisatoren die twijfelen over een verzekering voor hun evenement?
'Je moet goed afwegen welk risico je kunt en wil nemen. Een stormverzekering sluiten wij altijd af, omdat de kans bij storm erg groot is dat het evenement stil gelegd moet worden. Een regenverzekering is een keuze, is een dure verzekering dus wellicht zelf een reservering opbouwen en/of begroten op basis van het gemiddelde rendement in meerdere jaren.'

'De annuleringsverzekering hangt af van de financieringsstructuur van het evenement. Een ‘No Show’ verzekering is van belang als de programmering bepalend is voor  je inkomsten. Een transport en materialenverzekering hebben wij altijd, je bent aansprakelijk voor al het gehuurde materiaal. Een aansprakelijkheidsverzekering van minimaal 2.000.000 is veelal vergunning technisch verplicht en het is onverantwoord dit niet te hebben. En zo zijn er nog legio andere verzekeringen, maar dan verwijs ik jullie door naar een expert.'