EvenementOrganiseren.nl

Decoratie op uw event: 16x dit moet u écht niet meer doen

Het is zo ongelooflijk belangrijk om het concept en de rode draad van een evenement overal in terug te laten komen. Eén van die manieren is het gebruik van de juiste decoratie en styling. In dit artikel geven 10 decoratie- en verhuurbedrijven 16 tips over wat u juist niet moet doen.

1. Voor een onvergetelijk event is de juiste styling onmisbaar - 2-nice Eventstyling

2. Verlies het einddoel niet uit het oog
Uiteraard, alles kan en alles mag, maar we willen uiteindelijk allemaal een blijvende positieve herinnering creëren aan het event waar we met zijn allen vol passie aan werken. - Booz Event Design

3. Gelijktijdig starten met de opbouw van een event om tijd te besparen 
De productie gaat van start en de opdrachtgever heeft besloten om alle partijen zo vroeg mogelijk te laten beginnen. Een gevoelsmatige goede beslissing, echter kan dit tot vertragingen en ergernis leiden. Bij het lossen van de materialen wil iedere onderaannemer zo snel mogelijk aan de beurt zijn. Dus de materialen van de standbouwer, trussenbouwer de audio- en video techniek, verlichting en vloerbedekking. Komen allemaal in de hal te staan waar men aan de slag wil. Dat is natuurlijk een onnodige inname van ruimte waar nog van alles gedaan moet worden. De diverse bedrijven gaan elkaar in de weg lopen en kunnen niet vloeiend doorwerken. Dus ook al is de tijd van opbouw beperkt, zorg altijd voor een goed draaiboek waar in alle uitvoerende op hun beurt moeten wachten en elkaar de nodige ruimte geven. Het is logisch dat al het hangende trussen, video en audio materiaal al hangt voordat de vloerbedekking gelegd wordt, zodat er als dit éénmaal ligt, er niet meer met hoogwerkers e.d. overheen wordt gereden. De stand bouwer zal moeten wachten tot de vloerbedekking ligt, daar er anders steeds materialen verplaatst moeten worden. Geef de partijen ook een voorsprong, niets zo frustrerend als opgejaagd worden door een ander onderaannemer. Dat werkt fouten maken alleen maar in de hand en geeft onderlinge spanningen die niet nodig zijn.

4. Te laat wijzigen van plattegronden, datum en tijden
Als de opdrachtgever de tekeningen aanlevert bij de onderaannemer, betekend dat vaak dat deze er nog allerlei bewerkingen op moet uitvoeren voordat ze voor hen bruikbaar zijn. Dit neemt vaak meer tijd in beslag dan men denkt, dus spreek altijd goed af wat de deadline is voor een laatste versie van een vloerplan/plattegrond. Het wijzigen van tijden en data is vaak al lastig voor de onderaannemer, deze heeft immers vaak al een planning gemaakt waar de rest van het bedrijf op afgestemd is, bij late wijzigingen vanuit de opdrachtgever is er meestal geen ruimte meer tot schuiven, hetgeen dan weer kosten met zich meebrengt die niet te verhalen zijn op één van de partijen. - Coby Verhuur

5. Bezuinig niet op veiligheid, kwaliteit, duurzaamheid en zekerheid. Better safe than sorry!

6. Geef uw offerte niet akkoord zonder deze aandachtig te hebben gelezen. Een persoonlijk offertetraject is mensenwerk; hoe complexer de aanvraag, hoe groter de kans op een foutje of misverstand.

7. Vergeet de 24/7 storingsdienst niet. Uw verhuurder heeft ruimschoots kennis van de gehuurde materialen en staat paraat om eventuele problemen op te lossen. - David van Schie Party Rental

8. Meubilair en inrichting van de locatie accepteren omdat dit in de deal zit.
Ook al sluit het niet aan bij hetgeen je wilt uitstralen. Verkeerde zuinigheid. - Fraai Projecten Decor & Eventstyling

9. Last-minute aanvraag met te weinig informatie
Goede event styling is maatwerk! Het kost tijd en creativiteit om een mooi en passend voorstel te maken. Onderzoek, brainstormen, moodboards en tekeningen maken, teksten schrijven, prijslijsten opstellen. Geef een event styling bureau genoeg tijd en informatie om een mooi, creatief en passend voorstel te maken dat uw gasten zal verrassen en inspireren. - Funk it Up! Event styling

10. Wees niet te gedetailleerd in de materiaalkeuze.
Daarmee beperk je de vrijheid van de event specialist events en styling. Hoe meer vrijheid je geeft hoe mooier het resultaat zal zijn.

11. Zelf doen om een dubbeltje te besparen.
Denk aan zelf op- en afbouwen omdat je een goedkopere uitzendkracht hebt. Experts zijn duurder, maar zijn door hun expertise minder lang bezig en weten een beter resultaat te behalen.

12. Wees niet te voorzichtig in het delen van kennis.
Hoe meer je leverancier weet over het event, hoe beter zijn voorstel aansluit op je doel. - Héman Verhuurservice

13. Partners/ leveranciers niet tijdig meenemen in de planning van het evenement. - Party Rent Group

14. Bezuinigen op techniek.
De techniek is de rode draad van uw evenement en bepaalt in grote mate de succesfactor van uw evenement. Werk met betrouwbare partijen. - Primetime Eventtechniek + Eventstyling

15. Meubilair en vloerbedekking zijn geen sluitposten maar bepalend in het design van een evenement. Je ziet het niet als het er is, maar als het ontbreekt is het een enorme domper c.q. cheap uitstraling.

16. Paar dagen van tevoren pas bestellen in plaats van minstens 2 weken van tevoren
Dit om teleurstellingen te voorkomen en wel/niet beschikbaarheid tegen te gaan. - JMT

17.Neem absoluut geen genoegen meer met standaard oplossingen en zaalopstellingen.   
Verras, verbind en boei jouw bezoekers door hiervan af te stappen en ‘out of the box’ te denken. De échte impact maak je door beleving. Inspireer en verras door de juiste sfeer te creëren en zorg dat die volledig aansluit bij jou evenement. Een goede styling kan je boodschap aanzienlijk versterken en verhoogd je rendement!

18. Geheimzinnig doen over het beschikbare budget. We leven in een transparante tijd waarin openheid de sleutel is geworden. Dit geldt niet alleen voor de verkoper, maar ook zeer zeker voor de inkopende partij. Niemand is gebaat bij een prachtig plan wat nooit gerealiseerd zal worden. Wees dus eerlijke over de beschikbare middelen en maak het budget de uitdaging van jouw leverancier.

19. Denk niet zelf al alles tot in detail uit, maar geef je partners de ruimte en benut hun expertise. Richtlijnen en wensen meegeven is heel belangrijk, maar bedenk niet tot in detail welke meubels, vaasje en bloemsoorten je wilt inzetten. Vertrouw op de expertise van je leveranciers en geef ruimte om verrassende nieuwe concepten te laten ontstaan! - Van der Maarel