De verslaglegging van jouw evenement Het evenement is voorbij, voor sommigen een moment om even opgelucht adem te halen. Maar ook een belangrijk communicatie moment. Een moment om terug te kijken op het event en de meest waardevolle informatie terug te koppelen naar de bezoekers. Maar welke vorm past het best bij jouw event? Het verhaal van jouw evenement Ieder zakelijk evenement vertelt een verhaal; dat kan bijvoorbeeld gaan over innovatie, verbeterkansen of over het vieren van succes. Je wilt na afloop terug kunnen pakken op dat verhaal en je wilt het kunnen delen met een breder publiek. Grijp je evenement aan als een nieuwswaardig moment, bedenk vooraf welke inhoud je wilt vastleggen en in welke vorm je tot een aantrekkelijk verslag komt. Vanuit EventBranche.nl en EvenementOrganiseren.nl kunnen wij niet genoeg onderstrepen wat het belang is van een eventtraject. Niet alleen het moment, de dag zelf, maar juist ook een helder voor- en natraject waarmee je echt impact kan creëren. De belangrijkste bronnen van content na het evenement zijn: De content van de sprekers Heb je een aantal experts op het podium staan? Zorg ervoor dat je op de dag zelf een korte samenvatting maakt van het verhaal van de spreker. Of vraag hen na afloop van de lezing de belangrijkste tips te delen. Dit is waardevolle content voor het natraject omdat er terug geblikt kan worden op de dag. Deze content kan ook gebruikt worden in aanloop naar de volgende editie van het evenement. Input van deelnemers Maak gebruik van de aanwezigheid van jouw doelgroep tijdens het evenement. Doe een steekproef onder werknemers wat zij voor een verbeterpunten zij zouden willen aandragen. Vraag klanten wat zij als nieuw product terug willen zien. Kortom, haal content op bij de bezoeker. Koppel dit vervolgens ook weer terug. Wat zijn de uitkomsten en wat ga je ermee doen? Combineer deze input en koppel deze terug naar de bezoeker. Op een creatieve manier de content van de dag bundelen? Aaaaha! Bureau voor live communicatie zet een aantal opties op een rij voor een passend natraject: Wandverslag Wanneer je een inhoudelijke bijeenkomst organiseert voor medewerkers, dan werkt het Wandverslag heel goed. Twee tekenaars vertalen de bijeenkomst in een manshoog kunstwerk. De kunstenaars vullen een wand van foamplaten met uitspraken en cartoons. Na afloop kun je dit Wandverslag een plek geven in het bedrijfspand. Op die manier blijven mensen nog lang napraten over het evenement. Live cartoonist Humor zorgt ervoor dat de boodschap blijft hangen. Een live cartoonist creëert diverse cartoons van wat er wordt gezegd en gedaan tijdens het evenement. De belangrijkste bevindingen, de opmerkelijkste zaken en het thema van de bijeenkomst worden op pakkende en duidelijke wijze gevisualiseerd. De cartoonist werkt digitaal, waardoor je de tekeningen tijdens het plenaire programma op het projectiescherm kunt vertonen. De illustraties kun je na afloop gebruiken in het verslag. Videoverslag Video is als geen ander medium geschikt om de sfeer van een evenement weer te geven. De wereldberoemde TED-congressen produceren een filmpje van elke spreker. De verhalen maken zij daarmee beschikbaar voor een breed publiek. De filmpjes hebben de TED-congressen wereldberoemd gemaakt en dankzij de filmpjes hoeven ze verder niet veel te doen om top-sprekers en bezoekers aan te trekken. Het is niet eenvoudig om een goed inhoudelijk filmpje te maken van elke spreker. Daar heb je goede professionals en budget voor nodig. Het is makkelijker en voordeliger om een kort nieuwsitem te produceren. Een kort videoverslag van het hele event is geschikt om na te sturen en te verspreiden via online vakpers en social media. Bovendien kun je het filmpje gebruiken om een vervolgevenement te promoten. Bij de uitnodiging kun je dan een link naar het filmpje meesturen. Genodigden kunnen zich daarmee een beeld vormen van wat zij kunnen verwachten. In een videoverslag kun je deelnemers laten vertellen hoe zij het evenement ervaren. Zo’n videoverslag moet niet langer duren dan 2 minuten, anders wordt het minder bruikbaar. Lees ook: 4 eenvoudige video toepassingen voor ieder evenement Vlogger Vloggers delen hun dagelijkse leven in filmpjes. Die werkwijze kun je ook toepassen op jouw evenement. De live vlogger bezoekt je evenement en maakt er drie korte vlogs van, de filmpjes worden op locatie gemonteerd en direct on-line gezet. Het eerste filmpje deel je bijvoorbeeld in de ochtend, dan één in de middag en tot slot één na afloop. Ieder filmpje heeft een ander onderwerp, afgestemd op de doelstellingen van je evenement. Een 'influencer' op jouw event? Wat is dat? Hoe doe ik dat?