Voor jouw evenement heb je zeer waarschijnlijk de keus uit tal van locaties. De eerste orientatie gebeurt natuurlijk online. Daaruit ontstaat een shortlist. Deze locaties breng je een bezoek. Zo kun je een gedegen keuze maken. Maar voordat je je vastlegt, is het goed om de  belangrijk om met een checklist de zaken die belangrijk zijn voor jouw event af te vinken.

Ronkende marketingtaal

Op de websites van locaties vind je vaak ronkende marketingtaal. Logisch, want elke locatie wil graag jouw evenement hosten. 'We hebben de beste AV voorzieningen', 'we zijn de meest duurzame locatie', 'we hebben 1000 parkeerplaatsen'. Dat klinkt allemaal prachtig, maar het is goed om dit te checken. Sluiten die AV voorzieningen aan bij wat jij wilt en die 1000 parkeerplekken zijn die wel beschikbaar op de dag van jouw event?

Een goede locatie is een partner van jouw event. Het gaat om meedenken, om inlevingsvermogen om het doel om het event samen tot een succes te maken. Gedraag je als opdrachtgever dan ook altijd als een partner. Kritische vragen stellen mag om de juiste informatie te verkrijgen, maar let op dat het geen kruisverhoor wordt. Daarmee kun je zo maar het prille partnerschap schade berokkenen en dat is het laatste dat je wilt.

Inspectie checklist

Als je de locatie gaat inspecteren is het verstandig om een checklist op te stellen met punten die voor jouw evenement van belang zijn. Wees daarin uitgebreid en vooral ook op de details. EvenementOrganiseren.nl heeft een voorbeeld van een checklist opgesteld. Deze kun je eenvoudig als leidraad gebruiken en naar eigen inzicht aanpassen voordat je op locatie-inspectie gaat.

Inspectie locatie achter de schermen

* Wat is de meest praktische route naar de locatie en is dit ook de mooiste route?
* Leidt de aanrijdroute bijvoorbeeld over een industrieterrein, zijn er dan alternatieven?
* Zijn er op de dag van het evenement geen bijzondere verkeersmaatregelen, bv ivm werkzaamheden?
* Is er voldoende parkeergelegenheid?
* Moeten de gasten betalen voor het parkeren?
* Is het parkeerterrein veilig en/of is er bewaking?
* Hoe zijn de parkeermogelijkheden voor invaliden?
* Is het mogelijk een parkeergarage af te huren, of alternatief vervoer te regelen naar de locatie?
* Wat is de afstand van de parkeerplaats naar de locatie? Is deze weg goed verlicht, overdekt en veilig?
* Is het nodig of attent als je voor je gasten extra verlichting laat aanbrengen of zaklampen uitdeelt? Houdt eventueel ook paraplu’s
achter de hand en zet ‘begeleiders’ (acteurs) langs de route.
* Is de entreeruimte groot genoeg?
* Is er voldoende garderoberuimte?
* Kunnen grote groepen snel inchecken?
* Hoe is de bewegwijzering binnen?
* Hoe is de toegankelijkheid voor minder validen?
* Is het misschien beter om een extra garderobe te maken en met nummertjes te werken of meerdere entrees en incheckbalies te
maken?
* Krijg je een warm en welkom gevoel als je de locatie betreedt?
* Zijn er voldoende sanitaire voorzieningen (ook voor gehandicapten)? Hoe is de kwaliteit daarvan?
* Bestaat het gezelschap uitsluitend uit mannen of vrouwen, dan kun je vragen alle heren- en damestoiletten open te stellen.
* Is er een wifi-netwerk, functioneert het en wat is daarvan de capaciteit?

Inspectie locatie achter de schermen

* Wat is het aantal vierkante meters van de locatie?
* Zijn er voldoende elektriciteitsvoorzieningen?
* Let ook op aanwezigheid van drempels en liften, ivm minder mobiele gasten.
* Is er een gescheiden personeelsingang?
* Zijn er kleedkamers met spiegels en douches aanwezig (voor de artiesten, sprekers en belangrijke gasten)?
* Zijn er schoonmaakvoorzieningen?
* Zijn er EHBO-voorzieningen?
* Zijn de nooduitgangen niet geblokkeerd (door een stapel stoelen bijvoorbeeld) of op slot?
* Zijn ziekenhuizen, brandweer, politie et cetera goed bereikbaar vanaf de locatie?
* Is de locatie brandveilig?

Inspectie materialen vóór de schermen

* Moet het meubilair alleen functioneel zijn, of heeft het ook een decoratief doel?
* Zijn de stoelen geschikt om langer op te zitten en hebben de tafels een goede schrijfhoogte?
* Past het aanwezige servies, glaswerk en bestek bij de uitstraling van het evenement? Is het schoon en heel?
* Is er keuze in servies, glaswerk en bestek?
* Wat zijn de kleuren en de kwaliteit van het linnengoed?
* Kan de kleur eventueel afgestemd worden met de bloemstukjes of het logo van het evenement?
* Welk decoratiemateriaal is al aanwezig of kan makkelijk geregeld worden?
* Is er toevallig al eerder een dergelijk evenement georganiseerd en waar kwam het decoratiemateriaal toen vandaan?

Verkenning van de materialen achter de schermen

* Welke audiovisuele middelen (geluid, licht en video) zijn aanwezig? Of moeten gehuurd worden?
* Is er een katheder aanwezig?
* Is er airconditioning?
* Zijn er verduisteringsmogelijkheden (ivm beamen of een videoscherm)?
* Hoe is de geluidsisolatie?
* Is uitbreiding van de feestruimte mogelijk door een tent of overkapping?
* Wat is de capaciteit van de keukenuitrusting?

Inspectie van het personeel vóór de schermen

* Is er voldoende personeel voor de ontvangstbalie?
* Wil je misschien liever ‘eigen’ mensen inzetten voor de ontvangstbalie? Als je veel relaties verwacht kun je de 
buitendienstmedewerkers daar uitstekend voor vragen.
* Is de garderobe bemand voorafgaand, tijdens en na afloop van het evenement?
* Is de receptie bemand tijdens het evenement?
* Is het drankenbuffet continu bemand en zijn er goede instructies gegeven?
* Weten de mensen achter het drankenbuffet wat er geschonken mag worden?
* Is er voldoende bedienend personeel of zijn er voldoende uitgiftepunten bij het buffet? (vuistregel: één uitgiftepunt per 50 gasten) .
* Is het personeel voor de schermen in staat om het evenement de uitstraling te geven van uw bedrijf?
* Hoe ziet de kleding van het personeel er uit? Vind je dat de kleding te wensen overlaat, bespreek dat dan van tevoren. Wees ook
alert op kleding van uitzendkrachten.
* Let het personeel op veiligheid? (tip: geef een korte briefing aan het personeel voordat het evenement start, en houd dan in de gaten
of het personeel daarna de veiligheid checkt.)
* Wie heeft een BHV-diploma en hoe is deze persoon te herkennen en te bereiken?

Verkenning van het personeel achter de schermen

* Is er een schoonmaakploeg en personeel voor de spoelkeuken beschikbaar?
* Kun je een beroep doen op een technische medewerker van de locatie?

Hoewel dit een lange en zeer uitgebreide checklist is, is deze natuurlijk niet compleet en vast en zeker ook niet sluitend voor jouw evenement. Bewerk deze lijst naar jouw behoeften en neem de tijd met de locatiemanager deze lijst zorgvuldig door te lopen. Je zult merken dat het je rust geeft en het voorkomt onaangename verrassingen tijdens het evenement.