EvenementOrganiseren.nl

Checklist evenement organiseren: het startpunt van de organisatie

Bedrijfsevenement organiseren? Zo ga je van start. Dit artikel is de basis van het organiseren van ieder zakelijk evenement. Wij helpen je stap voor stap bij het organiseren van een bedrijfsevenement. Wat is een bedrijfsevenement eigenlijk? Wanneer begint u? Welke fases doorloopt u? Kortom de basis van het organiseren van een evenement.

Wat is een bedrijfsevenement?

  • een besloten bijeenkomst,
  • in een formele of informele sfeer,
  • voor een genodigde doelgroep,
  • met activiteiten die qua vorm en inhoud aansluiten bij de doelgroep en het doel.

 

Waar wordt een bedrijfsevent voor gebruikt?

Een bedrijfsevenement wordt vaak gebruikt als instrument om één of meerdere doelgroepen, binnen en/of buiten het bedrijf, te bereiken. Evenementen worden vaak gezien als onderdeel van de marketing- en communicatiemix van een bedrijf of organisatie. Daarbij is gedragsverandering veelal het ultieme doel. Bij interne bedrijfsevenementen (met een interne doelgroep) kunt u denken aan evenementen om na een fusie de twee bedrijven in elkaar te laten versmelten, events met een teambuildingsdoel of evenementen waar bijvoorbeeld een nieuw product of de nieuwe visie van een bedrijf in de genen van de collega's moeten komen te zitten. Het is dé meest effectieve manier van communiceren of marketing, zeker als het bedrijfsevenement geintegreerd is in een traject of campagne.


Wanneer starten met organiseren?
Bij de organisatie van een bedrijfsevenement komt veel kijken. Sommigen zullen er veel ervaring mee hebben, anderen zullen slechts een enkele keer zo’n evenement in opdracht moeten organiseren. EvenementOrganiseren.nl gaat u er bij helpen. Starten met organiseren: hoe lang van tevoren?

Als vuistregel geldt:

  • Grote bijeenkomsten: 6 maanden tot 1 jaar;
  • Kleinere evenementen: 3 tot 6 maanden.

Hoeveel voorbereidingstijd nodig is, hangt natuurlijk sterk af van de complexiteit van het evenement en de ervaring van de organisatoren. Een uitgebreide jubileumviering van een multinational of een groot internationaal wetenschappelijk congres kost vaak zelfs meer voorbereidingstijd: al gauw 2 jaar.

  • Gaat u gebruik maken van een evenementenbureau om de organisatie, het conceptmatig en het adviestraject in te vullen, houd dan ook rekening met een ruime voorbereidingstijd. Zorg dat u tijdig bij een evenementenbureau aanklopt, om optimaal van de meerwaarde te profiteren.


Welke fases doorloopt u in het organisatietraject? 

Fase 1: inventariseren en plannen maken.
Wat is uw doelstelling, de doelgroep, welk soort evenement, welk concept, organisastieteam, etc

Fase 2: definitieve afspraken maken.
Concept uitwerken, welke locatie, definitieve datum, toeleveranciers vastleggen, draaiboek, etc

Fase 3: uitnodigingen maken en sturen.
Uw doelgroep afbakenen en uitnodigen

Fase 4: respons verwerken.
Gastenlijst opstellen, in contact met uw gasten, data verwerken, etc

Fase 5: uitvoering voorbereiden en uitvoeren.
Definitief draaiboek, planning, voorbereiding, uitvoer, etc 

Fase 6: afhandeling.
Enquete, evaluatie, etc


Organisatievormen
In de praktijk zijn er twee situaties:

  • Je organiseert een bedrijfsevenement alleen.
    Het organiseren van een evenement kost altijd meer tijd dan je denkt. Bovendien gebeuren er onvoorziene dingen die je planning in de war gooien:

- Het lukt niet een geschikte locatie te vinden, zodat veel tijd gaat zitten in het zoeken.
- De locatie van je keuze blijkt bij nadere inspectie niet aan je verwachtingen te voldoen.
- Er melden zich veel meer of juist minder gasten aan dan verwacht.
- Leveranciers houden zich niet aan de afspraken.

Het is dus belangrijk voldoende tijd vrij te maken voor de organisatie van het evenement. Het komt maar weinig voor dat extra tijd in het takenpakket van de evcnementorganisator wordt vrijgemaakt.

  • Je organiseert het evenement met anderen samen.
    Organiseer je het evenement samen met anderen, dan is het zaak zo snel mogelijk met alle partijen rond de tafel te gaan zitten. Uit de (grote) kring van betrokkenen stel je een compacte, slagvaardige kerngroep samen. Deze groep richt zich op de feitelijke organisatie.

De groep daar rondom kan vervolgens, op verzoek van de kerngroep, op ad-hocbasis taken uitvoeren. De kerngroep heeft als eerste taak doelstellingen en doelgroep te definiëren en de aanpak te bepalen.

In het eerste actieplan komen te staan:

  1. Een grove tijdsplanning
  2. Een stappenplan
  3. De taakverdeling per persoon. Alle genoemde personen dienen op de hoogte te worden gebracht van de plannen en moeten natuurlijk op hun taak berekend zijn.
  • Ook belangrijk: stel in dit prille stadium het beschikbare budget vast. Maak daarbij ook gebruik van de budgettool van EvenementOrganiseren.nl, een handig steuntje in de rug.


Voorbereidingsfase
In de voorbereidingsfase komen de organisatoren regelmatig samen om de voortgang te controleren. In deze vergaderingen worden:

  • de stappen uit de afgelopen periode doorgesproken;
  • het actieplan voor de komende periode besproken.

Aan de hand van notulen kan de voortgang nauwkeurig gecontroleerd en vastgelegd worden. Houd de vergadering kort en to the point. Het onderwerp leent zich voor gezellige afzwaaiers, maar in de praktijk leiden deze vaak tot onzorgvuldigheid en nalatigheid. Raadpleeg regelmatig het plan, en stel die bij als dat nodig blijkt.


Checklist
Een afgeleide van het actieplan is een checklist evenement organiseren, waarmee je de voortgang van het project in de gaten kunt houden. De checklist van EvenementOrganiseren.nl is zeer uitgebreid en biedt verdiepingen aan de hand van de vele tientallen artikelen. Daarnaast is ook al het aanbod te vinden. Ideaal dus als houvast bij het organiseren van uw evenement.

Zeker bij een langdurige voorbereidingsperiode met vele betrokkenen, is de checklist de rode draad voor de organisatoren. Naarmate de organisatie vordert, zal de checklist steeds gedetailleerder worden, met als uiteindelijke resultaat een vast draaiboek.

Om een checklist samen te stellen kun je ieder computerprogramma gebruiken dat je wilt, bijvoorbeeld Excel of Word. In de praktijk werkt een chronologische opbouw in tijd het beste. Zo zie je niet alleen in één oogopslag wat je gedaan hebt, maar vooral ook wat er op korte termijn moet gebeuren. Door alle punten af te vinken is er een exact beeld van de voortgang.

  • Tip 1: noteer in een elektronische agenda, bijvoorbeeld Outlook, alle deadlines. Zo vergeet u ze niet en kunt u tijdig actie ondernemen. 
  • Tip 2: is het programma gecompliceerder, dan is er eventplanning software om de voortgang te controleren en te beheersen.
  • Tip 3: maak je eigen checklist voor de organisatie van jouw evenement. Zo vergeet je niets!