EvenementOrganiseren.nl

BLOG Feestend het oude jaar uit en het nieuwe jaar in!

Door Flint Theater Evenementen en Congressen
Persoonlijk kijk ik altijd uit naar de feestdagen. Maar op het moment dat de familie in augustus al begint te appen of we dit jaar nou eerste of twee kerstdag afspreken en waar we Oud en Nieuw dit jaar gaan vieren, is de lol er ook zo weer vanaf. Want dit kan gerust van augustus tot en met december wekelijks besproken worden met vader, moeder, broer en zus, maar ook schoonvader, schoonmoeder, zwagers en zelfs oma vindt er iets van. Niet alleen de datum, maar ook; wie maakt welke gang, gaan we eigenlijk wel thuis eten of reserveren we een restaurant…? Maar als het dan uiteindelijk zover is en we zitten met de hele familie bij elkaar, iedereen mooi aangekleed, kerstlichtjes aan en pakjes onder de boom, is het toch wel weer een feestje!

Eigenlijk werkt het bij de  zakelijke eindejaars- en nieuwjaarsborrels precies hetzelfde. Zodra de blaadjes van de bomen vallen, zijn de voorbereidingen vaak al in volle gang. Iedereen heeft wel zin in een knallende afsluiting van het jaar, maar als organisator zie je er toch een beetje tegen op. Want wat ga je nou precies organiseren en wanneer? Iedereen is druk in december en juist doordat er al zoveel borrels en feestjes  zijn, ben je bang dat je gasten niet komen opdagen. Je moet dus met een origineel idee op de proppen komen. Met alleen een glaasje bubbels en een speech van de directeur red je het tegenwoordig niet meer.

Mijn advies: vergeet alle standaard recepties waar je ooit geweest bent en gooi het eens over een andere boeg! Neem je gasten mee. Ga cocktails maken (en opdrinken), ga koken (en opeten), ga steppen of varen, kortom: ga wat doen! Natuurlijk kan de directeur zijn of haar speech nog steeds geven (want dat wil een directeur)  en natuurlijk hoort dat glaasje bubbels erbij. Maar dat kan op zoveel manieren dat een receptie op de ‘standaard’ manier (lees speech, terugblik, bedankje en borreltje) niet meer van deze tijd is.

Vind je dat teveel gedoe en zitten je gasten helemaal niet te wachten op een activiteit? Dan kan natuurlijk. Organiseer dan een borrel in een unieke  setting en maak het op die manier bijzonder. Om je een idee te geven wat een theater je kan bieden, kun je bij ons bijvoorbeeld het Kampvuurconcert boeken. Vuurkorven aan, gekleurde lampjes, Mariah’s All I Want for Christmas op de achtergrond, glaasje glühwein erbij en klaar. Lees hier over dit concept. Natuurlijk is dit maar een voorbeeld, en zijn er nog veel meer  mogelijkheden. Het gaat erom dat je een beleving creëert waar mensen bij moeten zijn! Dat ze echt wat gemist hebben, als ze toch besluiten om  thuis op de bank te Netflixen.  

Ik wil je ook graag wat algemene tips geven. Dat maakt de start van de organisatie in ieder geval al een stukje makkelijker!

  1. Kies de juiste dag en tijd; essentieel voor een goede opkomst. Op zaterdagavond borrelen klinkt gezellig, maar wie van je medewerkers komt er op z’n vrije dag opdraven?
  2. Dresscode; geef je gasten een kleine hint door een dresscode te vermelden. Zorgt niet alleen voor nieuwsgierigheid vooraf, maar ook een feestelijke sfeer tijdens de borrel.
  3. Communiceer met een aansprekende uitnodiging, een begin- en eindtijd en rsvp. Duidelijkheid voor de gasten, maar ook voor jezelf.
  4. Catering; lijkt logisch, maar wordt nog wel eens onderschat. Lekker eten en drinken blijft hangen bij mensen, dus zorg dat dit tiptop in orde is en verras mensen.
  5. Denk aan jezelf! Natuurlijk wil je je onder je gasten mengen en niet je niet druk hoeven te maken of de hapjes al klaar zijn. Geef taken uit handen, zodat je zelf ook kunt genieten!

Door: Daphne Korff, Marketing