EvenementOrganiseren.nl

8 tips om uw potentiële locatie kritisch te scannen

We helpen u graag om de keuze voor een verkeerde locatie te voorkomen. Natuurlijk willen we niet van het negatieve uitgaan maar soms krijgen we signalen of momenten waarop we weten: nu moet ik wegwezen. Dat geldt ook voor het boeken of het samenwerken met een evenementenlocatie.

1. Reviews


Maak van een kort online onderzoek een routine. Let wel: slechts 1,5 procent van de klanten laat gemiddeld een review achter. Dat is een ontzettend klein percentage. Reken de locatie dus niet alleen af op basis van reviews. En wat te denken van alle 20 medewerkers van de locatie die ook een review achter laten? Zoek naar de goed onderbouwde reacties. Kijk ook goed wat er op social media over de locatie gezegd wordt. 

 

  • Denk eraan om zelf ook een review achter te laten. Is dit een negatieve ervaring? Zorg dat de locatie de kans heeft gehad om te reageren en schrijf vervolgens een opbouwende review die waardevol is voor toekomstige klanten. 
     

2. Onderbuik-gevoel


Vertrouw op het eerste gevoel bij een locatie. In veel gevallen zegt het eerste contact alles over hoe de locatie in uw evenemententraject een rol zal gaan spelen. Duurt het dagen voordat u een reactie krijgt?  Dat kon wel eens de verkeerde zijn... 

 

3. Referenties


Naast reviews is het waardevol om een aantal referenties te raadplegen. Vraagt u bij de locatie om contactgegevens van voorgaande klanten zodat je één op één kan schakelen met iemand die je er alles over kan vertellen. Houden ze op de locatie de boot af? Dan zou u zich af kunnen vragen of zij wel bij u passen. Vindt u zelf een voorganger? Dan is dat nog betrouwbaarder, omdat de locatie vanzelfsprekend de happy klant doorgeeft.

 

4. De observatie


Observeer goed tijdens het locatie bezoek. Kijk tussen de deco heen naar bijvoorbeeld achterstallig onderhoud, controleer de toiletten of neem een kijkje in de keuken. Dit is een valide steekproef van wat uw gast te wachten staat. En misschien wel het allerbelangrijjkst: gaat u gebruik maken van meubels en decor van de locatie zelf, kijk daar op voorhand goed naar. Is het niet verouderd? Zit het comfortabel? Voldoet het aan wat u wilt creëren? Kortom, kom niet voor negatieve verrassingen te staan door goed te observeren.

 


 

5. Flexibel of niet? 


Kijk goed naar de policies, voorwaarden, mogelijkheden en hun manier van interactie met uw wensen om zo in te schatten hoe hoog hun mate van flexibiliteit is. Natuurlijk moeten er voorschriften en policies zijn, maar zonder flexibiliteit komt u er niet. Overspannen reacties op veranderingen of speciale verzoekjes: geen goed teken. Heeft u bijzondere ideeen of verzoeken en u merkt aan alles dat dit eigenlijk allemaal veel te veel is: wegwezen! Meedenken, helpen en service bieden, dat is waar u recht op heeft. 



7. Preferred partners?

Onderzoek en doorgraaf preferred partnerships van een locatie voordat u vast zit aan een contract. Vraag hier naar. Er is niets mis mee om te werken met locatie-experts, maar verbindt u niet aan partners waar u wellicht geschiktere kandidaten voor in gedachten had. Zoals een cateraar, een techniek of decoratiepatrtij.  Is er daarnaast transparantie in de prijzen? Locaties die hier open in zjin en eerlijk met u meekijken zijn de locaties die u moet hebben. Bij de locaties die hier geheimzinnig of niet open over communiceren, moeten uw voelsprieten recht overeind gaan staan...

 

8. Centraal gelegen.. 

Het staat op de website van bijna iedere locatie, maar ervaar zelf de route naar de locatie. Niet alleen met uw eigen auto maar bekijk ook de routes met het OV en schat de reistijd van uw gasten in. Klopt het verhaal bij uw ervaring? Dit kan terleurstelling bij uw gasten voorkomen. 

 

9. De internet test

Werkt het internet? WiFi, 4G, is het afdoende, makkelijk toegankelijk, etc? Het is inmiddels een basisvoorwaarde dus controleer het goed, zorg dat u weet wat u nodig heeft voor uw evenement en check of dat aanwezig is. 
 

 

10 Ways Event Planners Can Sniff Out a Bad Venue first appeared on EventMB


 

EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk.