EvenementOrganiseren.nl

30 gouden decoratie- en verhuur tips van échte professionals

Decoratie- en verhuurbedrijven in Nederland deelden hun kennis tijdens The Next Event. Vele tientallen tips en even zoveel antwoorden werden gedeeld. Evenement Organiseren bundelde de Gouden Tips tot een lijst van maar liefst 30 tips.



1. Verras uw gasten met een concept op maat!
Een event stylist denkt out of the box en ontwerpt passend bij het thema/huisstijl/actualiteit van het event. Betrek een eventstylist al in een vroeg stadium bij uw event.

2. Echte bloemen en/of planten brengen een ruimte tot leven en zijn onmisbaar voor een mooi event. Momenteel ook 1 van de meest voorkomende trends, botanisch. Creëer diversiteit in 1 ruimte d.m.v. een eclectische mix in meubilair. Combineer hoog & laag zit met lounge en de juiste styling. Diverse area’s & pleinen zorgen voor creativiteit & een ongedwongen sfeer. Zeker ook goed toepasbaar bij een zakelijk event.

3. Laat een 3D visualisatie maken door uw eventstylist. Zo kunt u vooraf al het eindresultaat bekijken.

Bron: 2-nice Eventstyling


1. Betrek je leverancier in een vroeg traject. Juist in de beginfase kan je creatieve maar ook efficiënte keuzes maken.

2. Zorg dat de eindbeslisser al in een vroeg stadium conceptueel kan meekijken, zijn/haar mening kan geven.  Hiermee voorkom je dat veel werk last minute moet worden aangepast.

3. Alles kan en alles mag, laat vooral je creatieve geest niet remmen.  Het is namelijk (vaak) makkelijker om van outside-the-box naar inside-the-box te gaan in plaats van andersom.

Bron: Boozed


1. Duidelijke omschrijving van locatie waar de opdracht plaats vindt
Bij het aanvragen van een opdracht is het belangrijk om alle details, zoals doorgangen, verdiepingen en andere bijzonderheden die betrekking kunnen hebben tot het uitvoeren van de job, duidelijk in kaart te brengen. Dit voorkomt vertragingen en ergernis voor alle partijen.

2. Zorg voor een uitgewerkte plattegrond/tekening van de productie
Bij alle producties is het van belang dat er een uitgewerkte plattegrond van het vloerplan aangeleverd wordt. Waar duidelijk in aangegeven staat, welke stand, wat voor soort vloerbedekking, welke kleur en andere bijzonderheden, zoals podia, meubels e.d. Ook een draaiboek schept helderheid.

3. Nakomen van afspraken en tijden
Als er afspraken zijn gemaakt met betrekking tot tijden of dat er bepaalde materialen en/of personen aanwezig zijn, is het belangrijk dat dit ook nagekomen wordt. De uitvoerende partij gaat vaak vroeg van start, wachten is dan ook verloren tijd en bevordert niet het soepele verloop van de opdracht.

Bron: Coby Verhuur


1. Kies voor bewezen professionele leveranciers, o.a. leden van branchevereniging Verhurend Nederland hebben een kwaliteitskeurmerk en worden jaarlijks getoetst op veiligheid, kwaliteit, duurzaamheid en zekerheid.

2. Zorg voor het complete plaatje van de (aflever-)locatie. Een duidelijke plattegrond met afmetingen, lift / verdieping, afwijkende aanrijroute vooraf, voorkomt verrassingen bij uitvoering en facturatie achteraf.

3. Zorgt u zelf voor op– en afbouw van de verhuurmaterialen? Maak dan een foto van de materialen en verpakkingen bij aankomst. Dit maakt de afbouw makkelijker voor u en uw crew. Het voorkomt ook onnodige schades.

Bron: David van Schie Partyrental

1. Denk vanuit noodzakelijkheden en vorm hiermee al de basis van je inrichting. Ben consequent in het maken van je keuzes, daardoor krijg je samenhang en staat er een solide basis. De inrichting versterkt hetgeen je wilt communiceren/uitstralen.

2. Denk in grote gebaren. Als je tip 1 hebt gevolgd, dan wordt de sfeer nog eens versterkt door een paar hele grote, opvallende en in het oog springende elementen toe te voegen. Zet die niet als een muurbloempje tegen de wand, maar boem! midden in de ruimte. Lekker aanwezig laten zijn.

3. Denk ook “om de hoek”. Als je het evenement gaat inrichten, focus dan niet alleen op het podium of op de dansvloer, maar vergeet niet dat het begint bij de 1e indruk. Entree met loper, mooie registratie/garderobe met achterwand en logo, gastvrije ontvangst tot aan de toiletten. Bij aankomst wordt het 1e oordeel al geveld, zorg dat dat er eentje van verwondering is.

Bron: Fraai Projecten



1. Kies een locatie waar de aanwezige sfeer, kleuren en inrichting een toegevoegde waarde hebben voor het concept/thema/doelstelling van het evenement. Met de hulp van een styling bureau kan je dan een zeer sterk concept neerzetten waar alle aspecten, o.a. locatie, catering, techniek en styling samen een mooi geheel vormen.

2. Geef een event styling bureau genoeg informatie om een passend voorstel uit te brengen.  Een locatie-bezoek en een persoonlijke ontmoeting met de klant werkt het prettigst.  Indien een locatie-bezoek niet mogelijk is, dan zijn goede foto’s van de locatie belangrijk. Wat is de hoogte, zijn er bevestigingsmogelijkheden, welke meubilair is al aanwezig? Oh ja, heel belangrijk, wat is het beschikbare budget?

3. Nu steeds meer organisaties de nadruk leggen op innovatieve marketingmethoden, omhelst het styling concept meer dan het simpel neerzetten van meubilair en decoratie; het is een mogelijkheid geworden om de persoonlijkheid van een merk of bedrijf te demonstreren. Voor event stylisten ligt de uitdaging in het vinden van een unieke manier waarop uw gasten onder de indruk daarvan raken.

Bron: Funk It Up! Eventstyling


1. Betrek de decorateur zo vroeg mogelijk in je verhaal en maak duidelijk wat je uiteindelijk doel is.
2. Geef een ‘open opdracht’ aan de inrichter formuleer daarin duidelijk je budget.
3. Laat op- en afbouw en decoreren aan de experts over.

Bron: Héman Horecaverhuur


1. Elkaar versterken middels partnership i.p.v. de klassieke verhouding opdrachtgever – leverancier
2. Buiten de gebaande paden gaan. Openstaan voor de mogelijkheden van nieuwe productcombinaties.
3. Goed kijken welke gasten het evenement gaan bezoeken, waar zij waarde aan hechten (in hun werk, maar ook in privédomein) en op basis daarvan meubelsettings vormgeven.

Bron: Party Rent Group


1. Beperk het aantal leveranciers. Dit voorkomt ruis wat de kwaliteit van uw evenement ten goede zal komen. Beperkt aantal mensen met maar één doel ‘een succesvol evenement’

2. Zorg voor een glimlach bij uw gasten wanneer zij hun entree maken. De eerste indruk telt. Deze indruk is van wezenlijk belang of een evenement wel of niet een succes wordt. Dus zorg dat het klopt.

3. Stel het doel, het moment, centraal binnen uw eventteam van conceptontwikkeling tot de aanwezige geluidstechnici. Werk samen toe naar dat ene moment ‘Building the moment’.

Bron: Primetime Eventtechniek

1. Denk vanuit sfeer. Hoe trek ik mijn gasten in de juiste ambiance en stemming. Zorg ervoor dat locatie, meubilair en groen en bloem samen een geheel vormen.

2. Zorg voor kracht. Versnipper niet te veel maar durf te kiezen voor een aantal echte eyecatchers. Deze zorgen voor een krachtigere beleving van je event.

3. Durf te kiezen voor echt!  Bloemen en groen prikkelt de zintuigen en zorgen voor een extra stuk voelbare beleving. Met de juiste keuze’s voor bijzonder bloemwerk zorg je ervoor dat je gasten meteen bij binnenkomst al het juiste WOW effect beleven, en dat vast zullen houden.

Bron: Wolterinck Event Decoration


1. Weet wat de klant belangrijk vindt, moet een gast lang blijven of kort ( comfort of minder comfort)
2. Zorg dat het meubilair aangepast is op de sfeer en beleving die de klant verwacht
3. Vraag na of een klant een specifiek duurzaam product wenst in het kader van cradle to cradle oplossingen

Bron: JMT



1. Denk aan je doelgroep
Verlies de doelgroep niet uit het oog. Iedereen weet, smaken verschillen en wat jij mooi vind als organisator, wil nog niet zeggen dat de doelgroep dat ook vindt.

Kijk goed of je te maken hebt met B2B, B2C, mannen of voornamelijk vrouwen, inventariseer wat daar het beste bij past en wat voor een boodschap je als organisator wilt overbrengen.

2. Denk groot
Geef de voorkeur aan een ruime loungebank en grote eyecatchers, boven veel kleine. Die maken het geheel snel rommelig en onrustig. Grote eyecatchers geven je event stijl en sfeer. Kleine details zijn echter wel heel belangrijk! Die maken het event af en zorgen voor een finishing touch.

3. Kies je locatie zorgvuldig
Vaak kiest met een locatie die precies passend is voor het aantal gasten of zelfs nog een slag groter! Helaas zijn er tijdens een event altijd no-shows of afzeggers. Kies daarom eerder een kleinere ruimte, dat is vaak nog gezelliger ook. Kijk daarnaast goed naar de uitstraling van de locatie, past die bij de sfeerbeleving en wat je met het event wilt uitstralen.

Bron: Van der Maarel