In grote lijnen zijn er 10 overduidelijke redenen waarom de combinatie van online en offline van evenementen een nog veel krachtiger moment maken. We zetten ze hieronder op een rij:

• Bereik

Door goed na te denken waar de doelgroep van jouw evenement zich bevindt, kun je heel gericht een social media campagne inzetten om het bereik van potentiele bezoekers te vergroten. Meng je als organisator in discussie en vertel jouw nieuwe bereik wat de meerwaarde is om ook naar het event te komen. Daarnaast kunnen social media kanalen zorgen voor het verspreiden van de content na het event, of zelfs tijdens het event. Dat maakt het bereik vele malen groter dan alleen de groep die op het event aanwezig was.

• Kostenbesparen

Niet meteen het eerste waar je wellicht aan denkt, maar het is eigenlijk heel simpel. Een bedrijf met 5 vestigingen over heel Europa introduceert een nieuw product. Door alle medewerkers in heel Europa met eenzelfde online voortraject alvast te triggeren en mee te nemen in de ‘wereld’ van het nieuwe product kunnen veel offline kosten (denk aan een interne roadshow, offline presentatiemateriaal, etc) bespaard worden. Nog veel interessanter: waar voorheen gekozen werd voor of 5 verschillende grote lanceringsevents, of uit heel Europa iedereen invliegen, kun je nu op basis van hybride events één groot centraal event organiseren en die vervolgens streamen naar kleinere lokale events, waar je in een eigen sfeer en eventsetting eigenlijk mee kijkt met het grote event.

• Interactie

Met alle online hulpmiddelen, app’s en tools is het heel makkelijk om via online communities (het Twitter account van het evenement of bedrijf), een LinkedIn of Facebook –groep voor het evenement, video’s via Youtube, updates of streams via Periscope etc om zowel voor, tijdens als na het event in contact te komen met de doelgroep en de doelgroep met elkaar te laten communiceren. Dan hebben we het nog niet over de echte netwerkapp’s die ook een online thuisbasis hebben, maar tijdens het event tot leven komen.

• Voortraject en Natraject

In zijn algemeenheid: social media, mailings, een goede registratiewebsites en interessante content kan online zo makkelijk en snel verspreid worden, dat het voortraject heel effectief en impactvol kan zijn als de online mogelijkheden goed benut worden. De content van het evenement zelf (samenvattingen van sprekers, uitgewerkte onderwerpen, videoverslagen, foto’s, etc) kunnen in een goed natraject ervoor zorgen dat het evenement zo veel langer duurt dan alleen dat ene moment.

• Netwerken vereenvoudigen

Al heel even aangestipt bij Interactie, maar de online mogelijkheden voor effectief netwerken zijn enorm. Stel dat je door in het voortraject online gegevens te verzamelen van al je bezoekers, die gegevens te koppelen aan een smartbadge of netwerktool op het event er opeens voor zorgt dat mensen van te voren al afspraken kunnen maken met gewilde andere bezoekers, of zelfs ter plaatse in contact kunnen komen met interessante gesprekspartners. Zou zijn er bijvoorbeeld tools die mensen op basis van hobby’s, of interesses of de kennis die ze op het event willen halen aan elkaar verbinden door ze naast elkaar te zetten tijdens de lunchsessie.

• Aanvullend

Erg algemeen, maar wel eentje om over na te denken: online en offline zijn volledig aanvullend. Ja he he, horen we jullie denken, daar gaat deze hele white paper over, maar laten we er even boven gaan hangen. Offline kun je prikkelen, emoties raken, zintuigen in gang zetten en mensen raken. Online kun je die gevoelens, al de inhoud, de sfeerbeelden en het totaalplaatje weer verspreiden naar juist de doelgroep die er niet was.

• Efficiëntie

Zo maar twee voorbeelden waarom de combinatie van online en offline efficiëntie in de kaart werkt. Vroeger stonden ze bij de binnenkomst met lange aftekenlijsten op alfabetische volgorde. Ja meneer Jansen is er, oh was dat een andere meneer Jansen…Nu is er een online registratiewebsite of mailing, die meteen alle data verwerkt. Dat wordt vaak weer vertaald naar een computer die op het event badges uitdraait die in veel gevallen weer gescand kunnen worden of zelfs interactie kunnen bewerkstelligen. Voor een bezoeker: door bijvoorbeeld online al in kaart te brengen in het voortraject wat er te halen is op een event (of op stands, of qua kennis of qua netwerken).

• Groter effect/ROI

Tel alles bij elkaar op, zet overal online in ter versterking van offline en andersom en dan krijg je waar het echt omgaat: events worden gewoon effectiever en dus levert iedere euro die je in een evenement stopt, gewoon meer op. De Return on Investment wordt hoger.

• Data verzamelen

In het voortraject bieden online eventsites en tools de mogelijkheid om al heel veel data te verzamelen waardoor het event effectiever ingericht kan worden (zie volgende punt). Op het live moment kunnen live data verzameld worden, om te kunnen anticiperen op de ‘bewegingen en zoektochten’ van bezoekers en na afloop kan er met de verzamelde data heel gericht een natraject op maat worden aangeboden voor bezoekers. Dan moet een organisator er dus wel voor zorgen dat er op het event (offline) data verzameld wordt en op een juiste manier online verwerkt en gebruikt.

• Crowdsourcen / crowdshaping

Iets van de laatste tijd? Nou het bestaat al wel jaren aan de gang maar het wordt nu steeds meer gemeengoed: crowdsourcing en crowdshaping. Twee mooie termen voor iets dat eigenlijk heel simpel is. Bij crowdsourcing gaat het erom dat je input van de consument gebruikt om een event neer te zetten. Vraag ze bijvoorbeeld online welke van de 5 sprekers ze de meeste spreektijd willen geven. Of welke onderwerpen behandeld moeten worden. Bij crowdshaping gaat het meer om live gebruik maken van de data die je verzamelt. Staan bezoekers in de rij bij de catering zorg dan via de app dat ze meteen een alternatief krijgen aangeboden. Geven bezoekers allemaal een 9 aan de sprekers tijdens zijn lezing, geef de spreker dan nog wat meer tijd…