Meer dan 1000 locaties in Nederland maken al gebruik van Smart Event Manager, een softwarepakket met indrukwekkende referenties en met 20 jaar ervaring en diepgaande kennis van de eventbranche zelf. En het allerbelangrijkste: SEM is ontwikkeld door en voor eventprofessionals. Wij gingen op zoek naar de voordelen van deze kersverse sponsoring partner van de Gouden Giraffe Event Awards.

Smart Event Manager is niet zomaar een softwarepakket; het biedt een oplossing op maat voor eventmanagers van diverse locaties. In plaats van een one-size-fits-all benadering, worden in gesprekken met locaties uitdagingen en wensen geïdentificeerd. Op basis hiervan wordt het juiste pakket aangeboden, met aandacht voor zowel essentiële als optionele functionaliteiten.

Een van de belangrijkste USP's van SEM is de persoonlijke begeleiding die geboden wordt. Naast de begeleiding van de implementatie van de software, omvat dit ook sessies om functionaliteiten te vertalen naar de praktijk van een locatie en volledige inrichting en integratie met bestaande systemen binnen de eventlocatie. "Maar misschien nog wel veel belangrijker: wij verkopen geen pakket, maar een oplossing. Dus gaan we altijd eerst goed in gesprek. We leggen samen de uitdaging of vraag van een locatie bloot en zorgen voor een demo van SEM. Zo ziet de locatie welke oplossingen wij bieden en komen we samen tot het passende pakket", laten Jaap de Vries en Linda Bosman van Voorraedt, het bedrijf achter SEM, weten.

Smart Event Manager is webbased en daardoor 'live' toegankelijk overal, altijd en op alle devices

Drie Pakketten, diverse Mogelijkheden

SEM biedt drie verschillende softwarepakketten aan, elk ontworpen om te voldoen aan specifieke behoeften. "Het is dus niet zo dat wij voor iedere locatie een volledig op maat softwarepakket samenstellen. Maar doordat we over drie pakketten beschikken, kan onze software eenvoudig meegroeien met de groei van jouw eventbedrijf", weten Jaap en Linda.

De drie pakketten van SEM:

Essentials: Dit instappakket is ideaal voor kleinere organisaties. Het biedt functionaliteiten zoals reserverings- en facturatiebeheer, inzicht in beschikbaarheid van voorzieningen, en het opstellen van offertes en draaiboeken.

>> meer over het Essentials pakket

Premium: Voor middelgrote organisaties die behoefte hebben aan meer functionaliteit en groeiambities hebben, biedt het Premium-pakket uitgebreidere mogelijkheden. Naast alle functies van Essentials, omvat het onder meer functionaliteiten om arrangementen in te boeken, productielijsten op te stellen en je kan de module Personeelsplanning toevoegen, waarin je taken vanuit de reservering kunt plannen.

>> meer over het Premium pakket

Enterprise: Dit pakket is ontworpen voor grote organisaties met meerdere vestigingen en complexe processen. Het biedt geavanceerde automatiseringsmogelijkheden zoals het eenvoudig bereken van brutowinstmarges, inkopen, online evaluaties en bijvoorbeeld autorisaties per vestiging.

>> meer over het Enterprise pakket

Voordelen voor Eventlocaties

Het SEM pakket biedt diverse voordelen voor eventlocaties:

• Tijdsbesparing:
  Verwerkings- en reserveringsprocessen worden aanzienlijk versneld, waardoor kostbare tijd wordt bespaard. Of het nou gaat om effectief online reserveren, de befaamde keukenlijsten of het koppelen met boekhoud-, kassa- en ticketingsystemen, het vindt allemaal een plek in één systeem. Dat bespaart enorm veel tijd. Er is een voorbeeld van een locatie die het koppelen van alle deze processen normaal in enkele uren doorvoerde en nu met een paar minuten het overzicht heeft.
   
• Fouten voorkomen:
  De nauwkeurigheid en efficiëntie van operationele processen worden verbeterd, wat resulteert in een hogere kwaliteit van dienstverlening. Dus ook bij kortere leadtijd of last minute wijzigingen of aanvullingen kun je niet alleen snel maar ook heel secuur schakelen. Die last minute doorgevoerde dieetwens komt zo op de juiste plek.
   
• Inzicht:
  SEM biedt een uitgebreid overzicht van alle aspecten van de operationele processen, waardoor er te allen tijde overzicht en inzicht is. Je weet wat er speelt, maar met een simpele handeling heb je ook een nauwkeurige forecast en een doorkijk in de cijfers.

• Flexibiliteit en mobiliteit:
  Dankzij de webbased aard van SEM hebben gebruikers overal en altijd toegang. Omdat daar de diverse systemen geïntegreerd zijn kun je van kassa tot ticketing en van boekhouding tot personeelsplanning alles overal live inzien.
   
• Professionele persoonlijke ondersteuning:
  SEM voorziet in een supportteam om te helpen bij het optimaal benutten van het pakket. Zo krijg je niet alleen een softwarepakket maar ook een oplossing van eventprofessionals voor eventprofessionals.

Voor de Bezoeker van jouw evenement

Voor bezoekers van evenementen op locaties die met SEM werken, vertaalt de efficiëntie en de professionaliteit van SEM zich in een verbeterde event ervaring. Tijd wordt optimaal benut, waardoor het locatieteam meer aandacht kan besteden aan de organisatie en de bezoekers zelf. Daarnaast zorgen features zoals SEM TV integratie voor een gestroomlijnd bezoek, waarbij informatie en data uit het SEM systeem eenvoudig wordt omgezet in routing en signing op schermen in de locatie.

Waar bij de organisatie van een evenement elk detail telt, biedt Smart Event Manager een krachtig instrument om operationele processen te stroomlijnen en de algehele kwaliteit van evenementen te verbeteren. Met een focus op ondersteuning en continue innovatie, blijft SEM een waardevolle partner voor eventlocaties van elke omvang. "Wie tijd bespaart, efficiënter werkt, professioneler en nauwkeuriger, die wint niet alleen als locatie aan kwaliteit, maar dit voelt zelfs de bezoeker van jouw evenement", besluiten Jaap de Vries en Linda Bosman.