EvenementOrganiseren.nl

110 keer 'zo moet je een evenement NIET organiseren'

EvenementOrganiseren.nl staat vol met tips, do's, checklisten en inspiratie, maar soms is het net zo goed om te vertellen hoe het niet moet. Daarom verzamelde EvenementOrganiseren.nl 110 voorbeelden van foutjes bij het organiseren van een zakelijk evenement. Dit kunt u beter niet doen:

Algemeen:

  • geen heldere doelstelling geformuleerd
  • niet de waarden en het DNA van het bedrijf/merk vertalen
  • denken: 'oh, dat kunnen we zelf wel organiseren'
  • samenwerken met goedkope, maar niet kwalitatieve partijen
  • een veel te groot aantal bureaus laten pitchen
  • bij het concept uitgaan van wat de directie voor ogen heeft zonder aandacht voor de bezoeker en/of het doel
  • het evenement niet aankleden met op zijn minst een voor- en natraject
  • Vergeten om een post 'onvoorzien' in het budget op te nemen
  • Een evenementenverzekering vergeten af te sluiten
  • Niet alle toeleveranciers (lees: experts) meenemen/om tafel zetten bij de tot standkoming van het concept/evenement
  • Geen slecht weer scenario
  • Standaar activiteiten/arrangementen

 

Uitnodiging:

  • onpersoonlijke uitnodigingen
  • een mailing sturen en denken dat daarmee de bezoekers wel binnenstromen
  • veel te veel tekst en uitleg geven, mensen lezen bijna niet meer...
  • mailing vanuit het 'info-adres'
  • gaan voor kwantiteit ipv kwaliteit
  • te brede doelgroep aanschrijven op dezelfde wijze
  • Lees: Tips voor de uitnodiging

 

Spreker:

  • directie spreekt personeel toe vanaf een zwaar verhoogd podium/brug en kijkt zo op de mensen neer
  • spreker spreekt alleen maar en geen ruimte voor interactie
  • louter een bekende naam, terwijl het standaard praatje totaal niet past bij het evenement /doelstelling
  • niet op maat
  • slechte briefing
  • niet van te voren weten wie wat gaat zeggen/behandelen
     

Locatie(keus):

  • Een locatie kiezen omdat het hip is, maar niet passend bij het event
  • Geen site visit doen
  • Geen controle op akoestiek, temperatuur, logistieke mogelijkheden, etc etc
  • Vergeten rekening te houden met het feit dat binnen uw concept, decoratie, inrichting en activiteiten het maximum aantal personen in de locatie kleiner is dan op papier
  • Slechte routing/signing in en rond de locatie
  • Geen check/controle op toegankelijkheid voor minder valide bezoekers

 

Bureau:

  • Geen gebruik maken van de creatieve mogelijkheden van een bureau
  • Geen gebruik maken van het bureau om u te adviseren bij het integreren van het evenement in uw marcom-mix
  • Geen gebruik maken van de adviesrol van het bureau om aan de hand van uw doelstelling tot de grootst mogelijke impact te komen
  • Geen gebruik maken van bureaupartners onder de toeleveranciers (kan veel schelen)
  • Offertes opvragen zonder duidelijke doelstelling of briefing
  • Grote plannen maar geen realistisch budget hebben
  • Een intern bedrijfsevenement laten organiseren zonder rekening te houden met de Werkkostenregeling
  • Als opdrachtgever volledig meegaan in de tot standkoming van het concept/evenement, maar uiteindelijk niet beslissingsbevoegd zijn
  • Een evenementenbureau kiezen op basis van hun website, zonder te checken wat er achter zit


Decoratie en inrichting:

  • Altijd gaan voor de standaard indeling: een zaal met stoelen, podium en een spreker
  • Gaan voor de nieuwste trends in decoratie ipv passend bij het bedrijf/evenement
  • Geen rustplekken meenemen in de inrichting
  • Decoreren zonder met de decoratie te communiceren
  • De decorateur niet vanaf het begin om de organisatietafel zetten
  • Slechts 1 WOW-moment neerzetten, zorg voor meerdere
  • Niet comfortabele stoelen gebruiken



Catering:

  • Niet zorgen voor vegetarische mogelijkheden of het doorgeven van dieetwensen
  • Te weinig eten en lange rijen bij foodstands, foodtrucks of live cooking punten
  • Kleine over the top gerechten
  • Gerechten uitserveren, die met bestek gegeten moeten worden, maar te weinig tafels aanbieden om aan te eten
  • Drank niet gekoeld op voorraad
  • Bij uitserveren iedereen keer vooraan beginnen
  • Te weinig diversiteit
  • Uitgifte punten op logistiek lastige/onlogische punten

 

Internet

  • Er vanuit gaan dat de aanwezige internetverbinding voldoende is voor het aantal aanwezige bezoekers
  • Vergeten de WiFi code te communiceren
  • Geen rekening houden met foto's en video's die uw gasten verspreiden: druk op netwerk groot
  • Geen gebruik maken om uw evenement live te streamen naar een veel grotere doelgroep
  • Geen social media strategie
  • Geen hashtag, of een veel te lange, of eentje die al bestaat, of de hashtag niet communiceren
  • Uw gasten niet aansporen om content te delen via hun kanalen

 

Geluid en licht

  • Denken dat een beeldscherm thuis hetzelfde is, en hetzelfde kost, als een beeldscherm op een event
  • Te weinig budget reserveren voor de techniek
  • Kiezen voor het nieuwste product ipv het meest effectieve product
  • Slecht geluid
  • Geen volglicht: zodra een spreker gaat bewegen staat hij/zij vaak in het donker
  • Presentator die constant door de beamer loopt
  • Schermresolutie anders de opgemaakte presentatie
  • Alleen het podium uitlichten, creeer overal sfeer met goed licht (en geluid)

 

App's en tools

  • Een app inzetten om een app in te zetten
  • Investeren in een app, maar vervolgens het gebruik niet blijven aanjagen en hulp bieden (apphostess)
  • Tools of apps gebruiken zonder de gebruiksvriendelijkheid te testen
  • Eventapp inzetten, terwijl het niet veel meer is dan een statisch programmaboekje
  • Niet gebruik maken van de mogelijk om via de app te communiceren/niet interactief


Muziek en entertainment

  • De favoriete artiest van de CEO inhuren
  • Artiest niet briefen op welke evenement hij/zij komt
  • Muziek/entertainment overheersend maken, terwijl het eigenlijk om netwerken/ontmoeten ging
  • Vergeten de rider van artiesten goed door te nemen
  • De technische van de artiest en die van uw verdere evenement niet aan elkaar koppelen
  • Entertainment niet aan laten sluiten bij uw doelgroep/bedrijf


Foto en video

  • Geen foto's en video's maken van uw evenement. Gemiste kans voor het natraject
  • Foto's niet branden
  • Gaan voor de prijsvechter ipv de evenementenfotograaf
  • Geen briefing met de fotograaf zodat hij/zij de hoogtepunt mist of te laat ziet
  • Te lang wachten met verspreiden/rondsturen foto's
  • Eindredactie doen op de foto's: u wilt op uw zakelijke evenement geen gasten voor paal zetten
  • Amateuristische video
  • Te lange/saaie video
  • De video niet gebruik in de promo voor volgend jaar
  • Geen intro/outro of op zijn minst duidelijk maken wat voor event het is, wat er te doen was en waarom dat zo'n effect had. Vaak zijn het alleen hele mooie beelden.

Personeel Evenementen

  • Het ingehuurde personeel slecht briefen en niet meenemen in uw bedrijf/evenement
  • Niet passend personeel inhuren
  • Ongeinteresseerd personeel
  • Personeel niet duidelijk maken dat gastvrijheid, service en hospitality boven alles gaat

 

Vervoer, verkeer en veiligheid

  • Standaard aantal beveiligers neerzetten die horen bij het aantal bezoekers, zonder een risico-analyse te maken
  • Uitsmijters ipv beveiligers met een hospitality insteek
  • Beveiligers niet briefen in doelgroep, doel van het evenement, kernwaarden bedrijf etc
  • Kleding niet aanpassen bij uitstraling van uw zakelijke event
  • Over beveiligen waardoor een niet gastvrij gevoel ontstaat
  • Te weinig parkeerplaatsen
  • Betaald parkeren en dit niet communiceren
  • Geen OV-mogelijkheden aanbieden
  • Routebeschrijving vergeten
  • Geen check doen: niet controleren of de wegen richting de locatie op de dag van het evenement begaanbaar zijn
  • Geen verkeersregelaars
  • Geen signing/routing


Natraject

  • Niet van te voren nadenken over welke content uw wilt gebruiken in het natrajct of nog erger geen natraject
  • Geen persoonlijke content voor uw gast
  • Geen mogelijkheid bieden om nog met gasten, sprekers, of het bedrijf in contact te blijven
  • Geen vervolg qua marketing, communicatie waar de content van het evenement gebruikt wordt, ook het laten liggen van leads is niet goed

Note:
Deze lijst kan onmogelijk uitputtend zijn en gelukkig gaat het ook zo vaak helemaal goed, maar mocht u nog aan willen vullen? Dat kan hieronder in de discussie-module.


 

Tip voor eventprofessionals en opdrachtgevers:

Maandag 3 juli is de BeachBrancheBarbecue bij strandclub WIJ in Scheveningen. Vele honderden eventcollega's en opdrachtgevers komen daar samen om te volleyballen, te feesten, te eten, te drinken en te netwerken op slippers. Echt een ideaal uitje/feestje voor een ieder die zich met evenementen bezig houdt. We hebben al bijna 500 gasten op de gastenlijst, maar ook u kunt er nog bij zijn en genieten van bijvoorbeeld Van Dik Hout als live artiest!

www.beachbranchebarbecue.nl